RVO – Organisaties hebben behoefte aan een positieve aanspreekcultuur

We spraken met Suzanne Verboon, Team Manager bij Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO.nl) over het bouwen aan een positieve aanspreekcultuur: “De bal is aan het rollen gegaan toen ik een artikel had gelezen over feedforward. Op dat moment waren we net aan het zoeken hoe we als team beter en doelgerichter konden samenwerken, dus de stap was gauw gezet. Zo zijn we met Muriel Schrikkema in contact gekomen. Uit die gesprekken bleek algauw dat we teveel focusten op het mensgerichte. De softe aanpak, zeg maar, in plaats van onze verwachtingen duidelijker te kaderen. Hard en zacht, zeg maar”.

Bouwen aan een positieve aanspreekcultuur? Vergeet het woord ‘fouten’!

“Wat me opvalt – niet alleen bij ons, maar ook bij andere organisaties – is dat een effectieve aanspreekcultuur vaak iets lastig is. Mensen hebben het graag over fouten van iemand anders. Maar waarom moet iemand per se met een fout worden geassocieerd? Mensen maken niet met opzet fouten. Integendeel. Meestal gebeurt die fout door heel andere factoren. Zo kan het zijn dat er geen goede briefing werd gegeven. Of dat iets heel snel moest gebeuren. Natuurlijk gebeuren er dan zogenaamde fouten. Het komt erop neer om de boodschap zodanig positief te verwoorden, dat je tot een beter gesprek komt. Je kan heel gemakkelijk zeggen ‘er is wéér een fout gemaakt’, maar daarmee help je niemand vooruit. Als je duidelijk maakt dat het al behoorlijk goed gaat, met uitzondering van een aantal kleine puntjes, komt dat al helemaal anders over. Op die manier kan je samen zoeken naar een oplossing om bijvoorbeeld efficiënter te werken”.

Betere resultaten bereik je SAMEN

“Als we minder gaan focussen op die fouten van anderen, bereiken we eigenlijk veel meer. Waarom? Zodra je mensen confronteert met hun tekortkomingen, krijg je heel vaak het omgekeerde resultaat. Ze voelen zich aangevallen, nemen het te persoonlijk en schieten in de verdediging. Doordat ze stress ervaren, gaan ze niet meer actief luisteren. Met als gevolg dat je helemaal niets bereikt. Een efficiënte samenwerking kan je vergeten. En problemen worden op die manier ook niet opgelost. Als teammanager bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland probeer ik feedforward altijd en overal toe te passen. Ik ben ervan overtuigd dat, op die manier, de boodschap altijd veel beter overkomt. Mensen luisteren beter, ze zijn gemotiveerder en willen er ook iets aan doen. Weet je, je moet er altijd van uitgaan dat iemand z’n job sowieso serieus neemt. Er zijn slechts uitzonderlijke gevallen waarbij dat niet het geval is. En in die gevallen zou feedforward ook niet helpen. In principe wil iedereen het beter doen en groeien in zijn job”.

Anderen motiveren om feedforward toe te passen

“Ik betrap er mezelf steeds vaker op dat ik niet alleen zélf feedforward toepas, maar ook anderen alert maak op de mogelijkheden ervan. Dan zeg ik spontaan ‘Heb je gezien hoe ik die boodschap heb overgebracht?’. Als management team moet je elkaar aanvullen. Zo merkte ik laatst op dat een andere teamleider vaak té direct was als het op aansturen van haar team aankwam. Hierdoor liep ze tegen dingen aan, in plaats van het gewenste resultaat te bereiken. Ik heb haar daar toen alert op gemaakt. Eigenlijk is feedforward iets waar we allemaal, binnen het management team, sterk mee bezig zijn. We zijn ons ervan bewust dat je zo’n nieuwe positieve aanspreekcultuur niet zomaar in 1 keer kan uitrollen. Zoiets vraagt tijd, maar we komen er wel. Stap voor stap”.

Veel profit en non-profit organisaties (o.a. RTL Nederland, Gasunie, ABN Amro Bank, Schadefonds Geweldsmisdrijven, GHOR Hollands Midden, Ministerie van Economische Zaken, AstraZeneca, Staatsbosbeheer, WonenBreburg, DNB, Hecht, Doornroosje, etc.) helpen wij op weg naar een positieve aanspreekcultuur. Interessant? Neem dan contact op voor meer informatie of het maken van een afspraak met Muriel Schrikkema (schrikkema@dir.nl of 035 603 7979).

Veelgestelde vragen over feedback, feedforward, uitspreken, aanspreken en afspreken

• Wat is het verschil tussen feedback en feedforward?

  Feedback kijkt vaak terug op wat er fout ging. Daardoor voelt het snel als kritiek, wat leidt tot defensieve reacties of zelfs het vermijden van het gesprek. Feedforward kijkt niet terug, maar vooruit. Je benoemt wat goed gaat én wat iemand (nog) beter kan doen om samen een doel te bereiken. Het is een positieve, motiverende manier van aanspreken, gericht op ontwikkeling en samenwerking. Feedforward gaat niet over ‘lief zijn’, maar over ontwikkelen en effectiever samenwerken aan resultaat.

• Wat doet feedback met onze hersenen?

  Feedback roept vaak stress op. Ons brein reageert op negatieve of corrigerende boodschappen met de aanmaak van cortisol of adrenaline, wat kan leiden tot een vecht-, vlucht- of bevries reactie. Daardoor sluiten mensen zich sneller af voor de boodschap. Feedforward werkt anders: de waarderende, positieve insteek stimuleert de aanmaak van oxytocine, wat openheid, vertrouwen en leerbereidheid vergroot. Zo wordt het gesprek niet geblokkeerd, maar juist een kans op groei en ontwikkeling.

• Hoe geef je als team vorm aan ‘uitspreken, aanspreken en afspreken’?

  Veel organisaties gebruiken deze termen als ideaalbeeld voor samenwerking, maar in de praktijk blijkt het lastig om uitspreken, aanspreken en afspreken consequent toe te passen - vooral wanneer het spannend wordt. Zonder psychologische en sociale veiligheid, duidelijkheid over doelen en gezamenlijke verantwoordelijkheid blijven het loze kreten. In een feedforward aanspreekcultuur krijgen ze betekenis: teamleden spreken zich uit over wat ze zien, denken en nodig hebben, ze spreken elkaar aan om samen te groeien richting het gezamenlijke doel, en maken concrete afspraken over wie waarvoor verantwoordelijk is. Zo krijgt het gesprek richting en wordt samenwerking echt versterkt.

• Waarom is het zo lastig om collega’s aan te spreken?

  Veel mensen zijn bang om de relatie te beschadigen of om spanning te veroorzaken. In organisaties met een hechte of familiecultuur speelt dit extra sterk. Dan vermijden mensen het lastige gesprek, of blijven te vaag. Maar echt samenwerken vraagt om duidelijke afspraken én de moed om elkaar aan te spreken als het schuurt. Met feedforward communicatie geef je helder aan wat iemand kan verbeteren in het werk, zonder dat het persoonlijk of afwijzend voelt. Zo ontstaat ruimte om samen te leren en steeds beter de doelen te realiseren.

• Betekent feedforward alleen maar complimentjes geven?

  Nee, feedforward communicatie draait niet om vriendelijkheid of aardige woorden, maar om doelgerichte ontwikkeling. Het is een manier van aanspreken waarbij je benoemt wat goed gaat, en vervolgens helder en concreet aangeeft wat iemand méér of anders kan doen. Geen vage complimenten, maar opbouwende suggesties die de ander helpen om zich verder te ontwikkelen. Zo blijft het gesprek positief én brengt het verbetering in gedrag, samenwerking en prestaties.

• Kan ik niet beter gewoon direct zeggen waar het op staat?

  Eerlijkheid is belangrijk, maar de manier waarop je iets brengt, bepaalt of de boodschap aankomt. Recht voor z’n raap zijn is niet altijd effectief als het vooral weerstand oproept. Je geeft immers feedback met als doel dat er verandering op gang komt. Ook feedforward is eerlijk, maar helpt je om gedrag te benoemen, richting te geven en tegelijk in verbinding te blijven. Niet zachter, maar slimmer: je vergroot de kans dat het gesprek werkelijk impact heeft.

• Hoe geef je feedforward op een goede manier?

  Begin met een gemeenschappelijk doel: waar werken jullie samen aan? Benoem daarna concreet gedrag dat de ander goed doet binnen dat kader. Vermijd vage complimenten, en richt je op wat echt bijdraagt aan het werk of de samenwerking. Voeg vervolgens één of twee suggesties toe waarmee de ander zich verder kan ontwikkelen richting het gezamenlijke doel. Gebruik het woord ‘én’ in plaats van ‘maar’ om waardering overeind te houden. Stel eventueel een verdiepende vraag om samen tot verbetering te komen. Sluit af met een heldere afspraak. Zo blijft het gesprek positief, veilig én resultaatgericht.

• Hoe bouw je aan een positieve aanspreekcultuur?

  Een positieve aanspreekcultuur vraagt niet alleen om training, maar vooral om gedragsverandering. Dat begint bij vertrouwen en een gezamenlijk doel: zonder duidelijk doel kun je elkaar niet effectief aanspreken. Mensen durven pas te zeggen wat ze echt vinden als ze zich veilig voelen én weten waarvoor ze het doen. Het vraagt tijd, voorbeeldgedrag, herhaling en reflectie. Feedforward helpt door het gesprek positief te maken, maar het vraagt van iedereen een actieve rol in leren, oefenen en volhouden.

• Wat als iemand niet openstaat voor feedback of feedforward?

  Als iemand afwijzend reageert, kijk dan eerst naar de relatie: is er vertrouwen, is de boodschap helder en relevant? Begin met waardering, blijf bij concreet gedrag en vermijd verwijten. Stel vragen in plaats van oordelen. En als het gesprek stokt, benoem dat ook: “Ik merk dat dit lastig is, zullen we samen kijken wat wel werkt?” Feedforward communicatie nodigt uit tot een continue dialoog, en die vraagt soms geduld én volharding.

• Welke rol speelt de leidinggevende in het aanspreken binnen teams?

  Een leidinggevende is de belangrijkste voorbeeldfiguur in het creëren van een feedforward aanspreekcultuur. Hoe ga je zelf om met feedback? Hoe spreek je anderen aan? Maar net zo belangrijk: hoe luister je? Echt luisteren, zonder meteen te oordelen of oplossingen aan te dragen, maakt ruimte voor eerlijke gesprekken. Een leider die aanspreken serieus neemt, stelt zich ook kwetsbaar op en nodigt anderen uit om mee te denken en verantwoordelijkheid te nemen.

• Waarom helpt feedforward bij beter samenwerken?

  Samenwerken lukt pas echt als mensen elkaar durven aanspreken én samen verbeteren. Feedforward draagt hieraan bij omdat het concreet gedrag bespreekbaar maakt op een veilige, toekomstgerichte manier. Je voorkomt dat spanningen onder het oppervlak blijven sudderen. In plaats van vage irritaties, ontstaan er duidelijke gesprekken over hoe het beter kan. Dat zorgt voor meer vertrouwen, betere afstemming en snellere vooruitgang.

• Hoe pas je feedforward toe in de praktijk?

  Feedforward is geen losse techniek, maar een manier van samenwerken. Dat vraagt oefening én acceptatie dat het niet altijd meteen goed gaat. Begin door het gesprek anders te voeren: concreet, positief, gericht op ontwikkeling. Oefen dit in je team, bespreek wat goed werkt én wat nog lastig is. Als je merkt dat je terugvalt in feedback of stil blijft, zie dat niet als falen maar als leerpunt. Blijf oefenen. Feedforward toepassen is gedragsverandering ... en dat kost tijd én aandacht.

• Is feedforward ook geschikt voor moeilijke gesprekken?

  Juist dan. Feedforward communicatie zorgt dat het gesprek niet blijft hangen in frustratie of vage verwijten, maar draait om wat wél mogelijk is. Door te beginnen met wat goed gaat en het gezamenlijke doel centraal te stellen, ontstaat er ruimte voor verbetering. Moeilijke boodschappen worden daardoor beter ontvangen. Feedforward maakt lastige gesprekken niet makkelijk, maar wel constructiever én veiliger.

• Wat maakt feedforward anders dan een ‘gekunsteld feedbackgesprek’?

  Veel mensen hebben terecht een allergie ontwikkeld voor feedbackgesprekken die voelen als een toneelstuk. Complimentje vooraf, kritische boodschap in een vraag verpakt, en dan afsluiten met een open deur over ‘persoonlijke groei’. Dat soort gesprekken raken zelden de kern en worden eerder ervaren als onveilig en onecht dan als opbouwend. Feedforward werkt fundamenteel anders. Geen trucje, maar een manier van in gesprek zijn waarbij het gaat om het gezamenlijke doel. Je benoemt wat al goed gaat en wat beter kan, altijd gekoppeld aan concreet gedrag en het werk. Niet om kritiek te uiten, maar om samenwerking en prestaties te verbeteren. Feedforward communicatie geeft richting zónder oordeel, en is eerlijk zónder schade aan vertrouwen te veroorzaken.

• Waarom helpt feedforward bij het bouwen van psychologische veiligheid in teams?

  Psychologische en sociale veiligheid ontstaat als mensen zich vrij voelen om zich uit te spreken, fouten te delen en elkaar aan te spreken zonder angst voor afwijzing of gezichtsverlies. Traditionele feedback – zeker als het gaat over persoonlijke tekortkomingen – roept al snel defensie op. Ons brein reageert op directe kritiek met een stressreactie, waardoor leren of openstaan lastig wordt. Feedforward communicatie werkt precies andersom: het richt zich op wat er nodig is om samen beter te worden, zonder oordeel over het verleden. Door te starten vanuit wat goed gaat, aan te vullen met suggesties voor ontwikkeling, en het gesprek te koppelen aan gezamenlijke doelen, ontstaat ruimte voor echte dialoog en gezamenlijke verbetering. Dat maakt teams niet alleen effectiever, maar ook veiliger.