Gesprekscyclus op basis van feedforward: Van beoordelen naar ambitiegesprekken

In tegenstelling tot de traditionele gesprekscyclus (HR-cyclus), die vaak gericht is op prestatiebeoordelingen en feedback op basis van het functioneren in het verleden, is de gesprekscyclus op basis van feedforward gericht op verbetering en ontwikkeling en het realiseren van ambities. Het gaat om waarderen wat iemand al goed doet in zijn of haar functie/taak/gedrag én groeien en ontwikkelen op kwaliteiten die ook nodig zijn om ambities waar te maken. Dit alles met als doel om samen te leren steeds beter bij te dragen aan de gezamenlijke doelen van de organisatie.

Wil je meer artikelen, cases en trainingen rond: Het ontwikkelgesprek: een moderne, effectieve gesprekscyclus? Klik dan hier!

Voordelen gesprekscyclus op basis van feedforward

De gesprekscyclus op basis van feedforward heeft als doel om medewerkers te helpen hun sterke punten verder te ontwikkelen en hun prestaties te verbeteren. Dit gebeurt door middel van regelmatige gesprekken tussen managers en medewerkers, waarbij feedforward wordt gegeven op basis van specifieke doelen en verwachtingen. Deze individuele doelen en verwachtingen dragen bij aan de teamdoelen en daarmee aan de doelen en ambities van de organisatie.

In de praktijk zien we dat deze gesprekken vast worden gelegd in prestatiebeoordelingen, coachgesprekken, R&O gesprekken of beter nog ontwikkelingsgesprekken. Bij veel klanten zien we dat feedforward steeds vaker tijdens het werk wordt gegeven in plaats van alleen op vastgestelde data en tijden. Wel is het belangrijk om in het begin deze gesprekken wel in te plannen en duidelijk te maken met welk doel de gesprekken zijn. Een gesprekscyclus op basis van feedforward is geen ’trucje’ of ‘kunstje’. Het is gemeend, en gericht op verbetering en ontwikkeling van de ontvanger.

Klik hier voor de exacte betekenis van feedforward.

De voordelen van een gesprekscyclus op basis van feedforward zijn o.a.:

• Een verbeterde focus op ontwikkeling en groei van medewerkers.
• Een toename van motivatie en betrokkenheid van medewerkers.
• Het bieden van kansen voor medewerkers om feedforward op te halen en hun eigen ontwikkeling te sturen.
• Een vermindering van defensieve gesprekken, waar angst en verwijten de boventoon voeren.
• Een vermindering van het aantal gesprekken waarin eigenlijk weinig wordt gezegd en moeilijke onderwerpen worden vermeden.
• Een verbetering van de samenwerking tussen managers en medewerkers.
• Een verbetering van de prestaties van teams en de organisatie.

Het is belangrijk om de gesprekscyclus op basis van feedforward regelmatig te monitoren en te evalueren, om ervoor te zorgen dat deze effectief is en aan de verwachtingen blijft voldoen. Ook zien we dat het nuttig is om feedback bij medewerkers te verzamelen over de nieuwe gesprekscyclus, om te begrijpen wat hun ervaringen zijn en hoe deze gesprekscyclus nog verder kan worden verbeterd.

Van beoordelen naar ambitiegesprekken

Het doel van een effectieve gesprekscyclus op basis van feedforward is niet om de prestaties en het functioneren uit het verleden te beoordelen, maar om de successen en lessen uit het verleden mee te nemen naar de toekomst. Om ontwikkelgesprekken te voeren waardoor prestaties verbeteren en ambities worden waargemaakt. Dus toekomstgerichte ambitiegesprekken en feedforward, in plaats van alleen te focussen op het verleden. Goede ambitiegesprekken zijn positief, constructief, concreet en open.

Hieronder volgen enkele stappen die je kunt nemen om over te stappen van beoordelingsgesprekken naar ambitiegesprekken:

1. Laat de gesprekscyclus aansluiten op de organisatie/team doelen
   Zorg ervoor dat gemeenschappelijke ambities centraal staan en vertaal deze naar teamdoelen en individuele doelen en het gedrag dat daarbij hoort. Maak deze ambities ook specifiek en meetbaar, zoals het verbeteren van prestaties op x of y gebied, het verder ontwikkelen van specifieke kwaliteiten of het bevorderen van de betrokkenheid en motivatie.
2. Maak een plan voor de gesprekscyclus
   Het liefst wil je uiteraard dat de ontwikkeling van medewerkers elke dag wordt besproken. Binnen High Performance Organisaties zien we ook dat er een continu dialoog is. Maar wellicht zijn jullie nog niet zo ver. Het is dan van belang om samen de regelmaat van de gesprekken te bepalen, wanneer en wie erbij betrokken zijn. Plan het in, totdat het een gewoonte wordt.
3. Het goede gesprek voeren jullie samen
   In het goede ambitiegesprek zijn medewerkers verantwoordelijk en actief; zij zorgen dat de gesprekken gaan over hun ambities, resultaten, plannen en talenten. Leidinggevenden coachen en sturen: zij zijn gesprekspartners. Ze creëren ruimte voor het proces en blijven daarbij sturen op teamdoelen.
4. Train de managers en medewerkers
   Het is belangrijk om managers en medewerkers te trainen in het geven en ontvangen van feedforward. Zorg ervoor dat ze weten hoe ze feedforward op een constructieve en toekomstgerichte manier kunnen formuleren en dat ze begrijpen hoe ze, ieder vanuit hun eigen positie, kunnen gebruiken om prestaties te verbeteren en ambities waar te maken.
5. Monitor en evalueer de gesprekscyclus
   We zien helaas nog te vaak dat de gesprekscyclus goed wordt gestart, maar dat de ‘follow-up’ ontbreekt. Houd bij hoe de gesprekscyclus verloopt en evalueer deze regelmatig om te zien of deze effectief is. Verzamel de meningen van managers en medewerkers over de gesprekken en pas waar nodig aan.

Een gesprekscyclus op basis van feedforward kan helpen bij het ontwikkelen van medewerkers en het verbeteren van prestaties. Door de bovenstaande stappen te volgen, kun je groeien van beoordelingsgesprekken / functioneringsgesprekken naar een effectieve gesprekscyclus die gericht is op ontwikkeling en groei.

Klik hier voor meer over de inhoud van enkele van onze programma’s

Wil je met je collega’s bouwen aan een gesprekscyclus op basis van feedforward en overstappen van beoordelingsgesprekken naar ambitiegesprekken? Neem dan contact op met Marco Schreurs of Muriel Schrikkema (T. 03-6037979). 

Veelgestelde vragen over feedforward ontwikkelgesprekken, functioneringsgesprekken, beoordelingsgesprekken en continue dialoog

• Wat is het verschil tussen een ontwikkelgesprek, functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek?

  Een functioneringsgesprek richt zich op het functioneren in het afgelopen jaar en is vaak gebaseerd op wederzijdse feedback. Een beoordelingsgesprek koppelt daar een oordeel aan vast, meestal met gevolgen voor salaris of functie. Een feedforward ontwikkelgesprek is wezenlijk anders: het gaat niet om terugkijken of beoordelen, maar om het versterken van kwaliteiten en het verkennen van ontwikkelmogelijkheden. In plaats van beoordelen stimuleer je bijsturen, groei en eigenaarschap. Organisaties die inzetten op feedforward communicatie voeren deze gesprekken regelmatig en in vertrouwen, met focus op werk, doelen en ontwikkeling.

• Hoe bereid je een ontwikkelgesprek goed voor?

  Een goed ontwikkelgesprek begint bij een goede voorbereiding. Voor leidinggevenden betekent dit: denk na over het doel van het gesprek, reflecteer op de kwaliteiten van de medewerker en formuleer één of twee concrete ontwikkelpunten die bijdragen aan de doelen van het team of de organisatie. Gebruik daarbij specifiek gedrag als uitgangspunt in plaats van vage indrukken. Ook voor medewerkers geldt: bereid je actief voor door stil te staan bij je eigen groei, je ambities en wat je nodig hebt om verder te ontwikkelen.

• Wat bespreek je tijdens een ontwikkelgesprek?

  Een feedforward ontwikkelgesprek gaat over hoe iemand zich verder kan ontwikkelen in het werk - gericht op zowel individuele ambities als de doelen van het team of de organisatie. Je bespreekt waar iemand goed in is, waar groeiruimte zit, hoe de samenwerking verloopt, wat iemand motiveert of tegenhoudt, en wat er nodig is om stappen te zetten. Het is geen beoordelingsmoment, maar een gezamenlijke verkenning van toekomst en groei. Ook bespreek je concrete acties en ondersteuning die daarbij passen, zodat ontwikkeling niet vrijblijvend blijft.

• Waarom past een POP-gesprek niet meer bij hoe we nu samenwerken?

  POP-gesprekken (Persoonlijk OntwikkelPlan) worden in veel organisaties nog jaarlijks of halfjaarlijks gevoerd. Maar als je ontwikkeling serieus neemt, moet je er vaker bij stilstaan. In een continue dialoog wordt niet alles geparkeerd tot één moment. Je voert vaker korte, open gesprekken over hoe het gaat, wat iemand wil leren, en hoe dat aansluit op het werk. POP-afspraken kunnen daar onderdeel van zijn, maar alleen als ze regelmatig besproken én aangepast worden. Anders verwordt het tot een invuloefening zonder impact.

• Wat is een moderne gesprekscyclus?

  Een moderne gesprekscyclus bestaat niet uit één vast moment, maar uit een doorlopende reeks korte, betekenisvolle gesprekken. Daarin staan leren, samenwerking en ontwikkeling centraal. De traditionele cyclus - met functionerings- en beoordelingsgesprekken - wordt steeds vaker vervangen door een model waarin leidinggevenden en medewerkers samen regelmatig reflecteren, bijsturen en afstemmen. Dit vraagt om een cultuur van vertrouwen, veiligheid en eigenaarschap. Feedforward ontwikkelgesprekken ondersteunt deze aanpak: de gesprekken worden positiever, concreter en effectiever.

• Wat is een feedforward ontwikkelgesprek?

  Een feedforward ontwikkelgesprek richt zich op de toekomst en op het versterken van kwaliteiten in de context van het werk. In plaats van te focussen op fouten of terug te blikken, bespreek je wat goed gaat, waar potentie zit en wat nodig is om verder te komen. Je benoemt concreet gedrag dat effectief is, koppelt dit aan doelen en voegt suggesties toe die helpen om als professional te groeien. Zo wordt het gesprek zowel veilig als ambitieus.

• Hoe geef je als medewerker vorm aan je eigen ontwikkelgesprek?

  Als medewerker heb je een actieve rol in je eigen ontwikkeling. Een goed ontwikkelgesprek begint met reflectie: welke kwaliteiten zet je in, waar zit je potentieel en wat wil je versterken om bij te dragen aan je team en de organisatiedoelen? Neem voorbeelden mee van momenten waarin je energie kreeg, impact maakte of juist vastliep.

• Wat is de rol van de leidinggevende in een ontwikkelgesprek?

  Als leidinggevende schep je de voorwaarden voor een open en toekomstgericht gesprek. Je neemt een coachende rol aan: je luistert actief, stelt reflectieve vragen en benoemt gedrag dat bijdraagt aan groei. Tegelijkertijd ben je ook richtinggevend. Je helpt de medewerker om zijn of haar ontwikkeling te koppelen aan de doelen van het team en de organisatie.

• Wat als het ontwikkelgesprek vooral over problemen gaat?

  Soms dreigt een ontwikkelgesprek te verzanden in wat niet goed gaat. Dat kan verlammend werken. Door de insteek van feedforward communicatie te gebruiken, benoemen wat wél werkt én wat er beter kan, wordt het gesprek constructiever. Begin bij successen, kwaliteiten en inzichten. Koppel daar gerichte vragen aan, zoals: “Wat zou je nog verder willen ontwikkelen om...?” of “Wat helpt jou om hierin sterker te worden?” Zo voorkom je dat het gesprek demotiverend wordt, en houd je de blik gericht op beweging en verbetering.

• Hoe zorg je dat ontwikkelgesprekken geen verplicht nummer zijn?

  Gesprekken over je functioneren of ontwikkeling kunnen soms aanvoelen als een verplicht nummer. Zeker als ze zelden plaatsvinden, geen duidelijke bedoeling hebben of niet gevolgd worden door actie. De oplossing ligt in ritme en relevantie. Maak het gesprek onderdeel van het werk, sluit aan bij de doelen van het team, en evalueer of afspraken ook echt worden opgevolgd. Als medewerkers merken dat het gesprek hen helpt én serieus genomen wordt, groeit het belang vanzelf. Door consistentie (volharding), nieuwsgierigheid en aandacht maak je het verschil.

• Wat is het belang van een continue dialoog?

  Ontwikkeling stopt niet na één gesprek. Daarom is een continue dialoog over functioneren en ontwikkelen essentieel: een patroon van regelmatige, open gesprekken over hoe het gaat, wat er nodig is, en waar je samen naartoe werkt. Deze gesprekken hoeven niet lang te zijn — als ze maar echt zijn. Ze zorgen ervoor dat medewerkers zich gezien voelen, leidinggevenden kunnen bijsturen en teams blijven leren. Feedforward communicatie maakt dit makkelijker, omdat de gesprekken gaan over kansen en toekomst in plaats van fouten en oordeel.

• Hoe bouw je aan een cultuur waarin ontwikkelgesprekken echt werken?

  Een ontwikkelcultuur ontstaat niet vanzelf. Het vraagt om voorbeeldgedrag van leidinggevenden, ruimte om te oefenen, en waardering voor reflectie en groei. Als mensen merken dat ontwikkeling serieus genomen wordt (ook als iets nog niet perfect loopt) groeit het vertrouwen. Kies voor eenvoud, duidelijkheid en herhaling. Laat het gesprek steeds weer terugkomen in de praktijk, en zorg dat het past bij de waarden en doelen van het team en de organisatie. Zo wordt het vanzelf normaal om met elkaar in gesprek te zijn over groei.