Functioneringsgesprekken afschaffen? Maar wat dan?
Traditionele functioneringsgesprekken afschaffen speelt binnen veel organisaties. Maar wat dan? Het zijn vragen die we elke dag met onze klanten bespreken. Functioneringsgesprekken zijn al vele jaren een standaardinstrument voor het beoordelen van de prestaties en het functioneren van medewerkers. Het doel van een functioneringsgesprek is om de prestaties en het functioneren van een medewerker te bespreken en om samen doelen te stellen voor de toekomst. Toch zien we steeds meer organisaties ervoor kiezen om deze gesprekken af te schaffen of te vervangen door een “ander soort” gesprek.
Functioneringsgesprekken afschaffen…waarom?
Hieronder beschrijven we enkele redenen waarom organisaties traditionele functioneringsgesprekken afschaffen. Uiteraard geldt niet alles voor iedere organisatie. Het zijn alleen redenen die we in onderzoeken en in de praktijk vaak tegenkomen.
- Functioneringsgesprekken worden als minder effectief ervaren
Onderzoek toont aan dat traditionele functioneringsgesprekken niet altijd effectief zijn in het verbeteren van de prestaties van medewerkers. Vaak zijn deze gesprekken een eenzijdige communicatie, waarbij de leidinggevende het grootste deel van de tijd aan het woord is en de medewerker weinig ruimte heeft om zich uit te spreken. - Het kost veel tijd
Traditionele functioneringsgesprekken kunnen veel tijd kosten, zowel voor de leidinggevenden als de medewerkers. Dit kan ten koste gaan van andere belangrijke taken en projecten. Dit is een moeilijke. Want we zien binnen High Performance Organisaties dat een dialoog tussen managers en medewerkers over functioneren en verbeteren wel heel belangrijk is. Daarover later meer. - Het werkt eerder negatief dan positief
Veel medewerkers ervaren traditionele functioneringsgesprekken als stressvol en confronterend, waardoor ze zich niet op hun gemak voelen om hun prestaties en ideeën te bespreken. Ze voelen zich ook niet gezien, omdat er vaak wordt ingestoken op wat niet goed is gegaan. Dit kan leiden tot een negatief gevoel en ontevredenheid. - Continue dialoog i.p.v. halfjaarlijkse gesprekken
De feedback tijdens jaarlijks of halfjaarlijks wordt niet of niet geheel herkend. Er is heeft te veel tijd gezeten tussen wat heeft plaatsgevonden en het gesprek. Het is een belangrijke reden waarom steeds meer organisaties kiezen voor de continue dialoog. Door het geven van snelle, regelmatige feedforward kunnen medewerkers hun prestaties ‘on-the-job bijsturen en verbeteren. - Ontwikkelgesprekken over groei
Organisaties richten zich steeds meer op de ontwikkeling en groei van hun medewerkers en schaffen traditionele functioneringsgesprekken daarom af. In plaats daarvan geven ze de voorkeur aan ontwikkelgesprekken, waarbij de focus ligt op het stimuleren van de persoonlijke groei van de medewerker.
Functioneringsgesprekken afschaffen is niet voor iedere organisatie een goed idee. Het is belangrijk om te onthouden dat elke organisatie(cultuur) uniek is. Er is geen one-size-fits-all-oplossing. Als managers en medewerkers nog niet klaar zijn voor een continue dialoog over ontwikkeling en groei, dan zijn traditionele functioneringsgesprekken nog steeds waardevol. Liever jaarlijks of als je geluk hebt halfjaarlijks een gesprek, dan helemaal niet.
Alternatief voor het traditionele functioneringsgesprek
Veel organisaties stappen over op ontwikkelgesprekken. Ontwikkelgesprekken zijn gesprekken tussen een medewerker en een manager waarin de focus ligt op de ontwikkeling en groei van de medewerker. Het doel van een ontwikkelgesprek is om de medewerker te helpen zijn of haar prestaties te verbeteren, vaardigheden te ontwikkelen en (carrière) doelen te bereiken. Ontwikkelgesprekken meer gericht op het bespreken van de toekomstige ontwikkeling en groei van de medewerker. De medewerker speelt een actieve rol bij het opstellen van ontwikkelingsdoelen en het bepalen van de stappen die nodig zijn om deze doelen te bereiken, terwijl de manager een rol heeft als coach, faciliteert en zorgt dat doelen en ontwikkeling in lijn zijn met die van het team en de organisatie. Reflectie en feedback spelen ook een belangrijke rol in ontwikkelgesprekken, omdat ze de medewerker helpen zichzelf continu te verbeteren.
Rol van de medewerker tijdens ontwikkelgesprekken
Wanneer organisaties traditionele functioneringsgesprekken afschaffen en vervangen door ontwikkelgesprekken, dan heeft de medewerker hierin een belangrijke rol. Goede ontwikkelgesprekken zijn positief, constructief, concreet en open. Het goede gesprek voer je samen, vanuit contact. Zowel wanneer je elkaar daarbij in de ogen kunt kijken of op afstand het gesprek voert. In het goede feedforward gesprek zijn medewerkers verantwoordelijk en actief. Zij zorgen dat de gesprekken gaan over hun doelen en resultaten en over hun talenten en ontwikkelplannen.
Bij ontwikkelgesprekken is het niet de bedoeling dat de leidinggevende de medewerker volledig stuurt. De medewerker heeft zelf een actieve rol bij de uitvoering van de afgesproken doelen en ontwikkelpunten en moet zelf initiatieven nemen om deze doelen te bereiken.
In tegenstelling tot traditionele functioneringsgesprekken, waarbij de leidinggevende de prestaties van de medewerker beoordeelt, wordt in ontwikkelgesprekken veel meer de nadruk gelegd op de zelfevaluatie van de medewerker en diens omgeving (360 graden). De medewerker wordt uitgenodigd om zelf kritisch te kijken naar zijn/haar eigen functioneren en om de sterke punten en verbeterpunten te benoemen.
In ontwikkelgesprekken worden de doelen en ontwikkelpunten niet alleen door de leidinggevende vastgesteld, maar ook door de medewerker zelf. De medewerker wordt gevraagd om eigen doelen en ontwikkelpunten in te brengen en om mee te denken over hoe deze doelen kunnen worden bereikt. Uiteraard is het wel belangrijk dat de eigen doelen aansluiten bij die van het team en de organisatie.
Wil je meer weten over het ontwikkelgesprek: een moderne, effectieve gesprekscyclus? Klik dan hier!
Rol van de manager tijdens ontwikkelgesprekken
De rol van de manager in ontwikkelgesprekken is anders dan in traditionele functioneringsgesprekken. Bij ontwikkelgesprekken is de manager meer een coach of facilitator dan een beoordelaar. De manager heeft als taak om de medewerker te begeleiden en te ondersteunen in zijn of haar ontwikkeling en groei. Managers coachen en sturen. Zij zijn gesprekspartners; zij formuleren het kader, creëren ruimte voor het proces, stellen goede vragen en blijven daarbij sturen op de gezamenlijke teamdoelen.
Manager faciliteren dus meer het ontwikkelgesprek en zorgen ervoor dat de medewerker zich op zijn/haar gemak voelt en zich vrij voelt om alles bespreekbaar te maken en te delen. De manager stimuleert de medewerker om zelf kritisch te kijken naar zijn/haar eigen functioneren en om de sterke punten en verbeterpunten te benoemen. Hierbij geeft de manager ondersteuning en feedforward om de medewerker te helpen de zelfevaluatie te verbeteren.
Ook kan de manager de medewerker ondersteunen bij het opstellen van ontwikkelingsdoelen en het bepalen van de stappen die nodig zijn om deze doelen te bereiken. Vooral om daarbij altijd de link te houden met de teamdoelen en organisatiedoelen. De ruimte bieden aan de medewerker bij de uitvoering van de afgesproken doelen is daarbij belangrijk.
Managers begeleiden en monitoren de medewerkers bij het regelmatig reflecteren op het eigen functioneren en bij het vragen en geven van feedforward. Hierbij geeft de manager ook zelf feedback aan de medewerker om hem of haar te helpen zichzelf continu te verbeteren.
Klik hier voor meer over de inhoud van enkele van onze programma’s
Functioneringsgesprekken afschaffen? Start met het trainen van managers en medewerkers
Muriel Schrikkema en haar collega’s ondersteunen veel organisaties bij de overstap van traditionele functioneringsgesprekken naar ontwikkelgesprekken. Klik hier om te lezen hoe organisaties goede ontwikkelgesprekken voeren op basis van feedforward.
In de praktijk merken we dat veel organisaties die willen groeien richting ontwikkelgesprekken, met regie bij de medewerker, vaak een stap overslaan. Het liefst willen ze direct aan de slag met de medewerker mondiger en pro-actiever te maken rond ambities en ontwikkeldoelen. De vraag die echter eerst moet worden gesteld is: Wat als ze daadwerkelijk ontwikkelgesprekken vanuit eigen regie gaan voeren? Wordt er dan door managers wel geluisterd en wat mee gedaan? Hoe krijg je managers en medewerkers mee die hier niet positief instaan?
Organisaties die wij begeleiden helpen we dit eerst met elkaar bespreekbaar te maken. Wat is er voor onze specifieke organisatie nodig om motiverende ontwikkelgesprekken te voeren die tot daadwerkelijk resultaat leiden. En ook om hier met elkaar afspraken over te maken. Wil je functioneringsgesprekken afschaffen en meer informatie over de mogelijkheden om je managers en medewerkers te helpen in het voeren van feedforward ontwikkelgesprekken? Neem voor de mogelijkheden contact op met Marco Schreurs of Muriel Schrikkema (T. 035-6037979).
Veelgestelde vragen over feedforward ontwikkelgesprekken, functioneringsgesprekken, beoordelingsgesprekken en continue dialoog
Wat is het verschil tussen een ontwikkelgesprek, functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek?
Een functioneringsgesprek richt zich op het functioneren in het afgelopen jaar en is vaak gebaseerd op wederzijdse feedback. Een beoordelingsgesprek koppelt daar een oordeel aan vast, meestal met gevolgen voor salaris of functie. Een feedforward ontwikkelgesprek is wezenlijk anders: het gaat niet om terugkijken of beoordelen, maar om het versterken van kwaliteiten en het verkennen van ontwikkelmogelijkheden. In plaats van beoordelen stimuleer je bijsturen, groei en eigenaarschap. Organisaties die inzetten op feedforward communicatie voeren deze gesprekken regelmatig en in vertrouwen, met focus op werk, doelen en ontwikkeling.
Hoe bereid je een ontwikkelgesprek goed voor?
Een goed ontwikkelgesprek begint bij een goede voorbereiding. Voor leidinggevenden betekent dit: denk na over het doel van het gesprek, reflecteer op de kwaliteiten van de medewerker en formuleer één of twee concrete ontwikkelpunten die bijdragen aan de doelen van het team of de organisatie. Gebruik daarbij specifiek gedrag als uitgangspunt in plaats van vage indrukken. Ook voor medewerkers geldt: bereid je actief voor door stil te staan bij je eigen groei, je ambities en wat je nodig hebt om verder te ontwikkelen.
Wat bespreek je tijdens een ontwikkelgesprek?
Een feedforward ontwikkelgesprek gaat over hoe iemand zich verder kan ontwikkelen in het werk - gericht op zowel individuele ambities als de doelen van het team of de organisatie. Je bespreekt waar iemand goed in is, waar groeiruimte zit, hoe de samenwerking verloopt, wat iemand motiveert of tegenhoudt, en wat er nodig is om stappen te zetten. Het is geen beoordelingsmoment, maar een gezamenlijke verkenning van toekomst en groei. Ook bespreek je concrete acties en ondersteuning die daarbij passen, zodat ontwikkeling niet vrijblijvend blijft.
Waarom past een POP-gesprek niet meer bij hoe we nu samenwerken?
POP-gesprekken (Persoonlijk OntwikkelPlan) worden in veel organisaties nog jaarlijks of halfjaarlijks gevoerd. Maar als je ontwikkeling serieus neemt, moet je er vaker bij stilstaan. In een continue dialoog wordt niet alles geparkeerd tot één moment. Je voert vaker korte, open gesprekken over hoe het gaat, wat iemand wil leren, en hoe dat aansluit op het werk. POP-afspraken kunnen daar onderdeel van zijn, maar alleen als ze regelmatig besproken én aangepast worden. Anders verwordt het tot een invuloefening zonder impact.
Wat is een moderne gesprekscyclus?
Een moderne gesprekscyclus bestaat niet uit één vast moment, maar uit een doorlopende reeks korte, betekenisvolle gesprekken. Daarin staan leren, samenwerking en ontwikkeling centraal. De traditionele cyclus - met functionerings- en beoordelingsgesprekken - wordt steeds vaker vervangen door een model waarin leidinggevenden en medewerkers samen regelmatig reflecteren, bijsturen en afstemmen. Dit vraagt om een cultuur van vertrouwen, veiligheid en eigenaarschap. Feedforward ontwikkelgesprekken ondersteunt deze aanpak: de gesprekken worden positiever, concreter en effectiever.
Wat is een feedforward ontwikkelgesprek?
Een feedforward ontwikkelgesprek richt zich op de toekomst en op het versterken van kwaliteiten in de context van het werk. In plaats van te focussen op fouten of terug te blikken, bespreek je wat goed gaat, waar potentie zit en wat nodig is om verder te komen. Je benoemt concreet gedrag dat effectief is, koppelt dit aan doelen en voegt suggesties toe die helpen om als professional te groeien. Zo wordt het gesprek zowel veilig als ambitieus.
Hoe geef je als medewerker vorm aan je eigen ontwikkelgesprek?
Als medewerker heb je een actieve rol in je eigen ontwikkeling. Een goed ontwikkelgesprek begint met reflectie: welke kwaliteiten zet je in, waar zit je potentieel en wat wil je versterken om bij te dragen aan je team en de organisatiedoelen? Neem voorbeelden mee van momenten waarin je energie kreeg, impact maakte of juist vastliep.
Wat is de rol van de leidinggevende in een ontwikkelgesprek?
Als leidinggevende schep je de voorwaarden voor een open en toekomstgericht gesprek. Je neemt een coachende rol aan: je luistert actief, stelt reflectieve vragen en benoemt gedrag dat bijdraagt aan groei. Tegelijkertijd ben je ook richtinggevend. Je helpt de medewerker om zijn of haar ontwikkeling te koppelen aan de doelen van het team en de organisatie.
Wat als het ontwikkelgesprek vooral over problemen gaat?
Soms dreigt een ontwikkelgesprek te verzanden in wat niet goed gaat. Dat kan verlammend werken. Door de insteek van feedforward communicatie te gebruiken, benoemen wat wél werkt én wat er beter kan, wordt het gesprek constructiever. Begin bij successen, kwaliteiten en inzichten. Koppel daar gerichte vragen aan, zoals: “Wat zou je nog verder willen ontwikkelen om...?” of “Wat helpt jou om hierin sterker te worden?” Zo voorkom je dat het gesprek demotiverend wordt, en houd je de blik gericht op beweging en verbetering.
Hoe zorg je dat ontwikkelgesprekken geen verplicht nummer zijn?
Gesprekken over je functioneren of ontwikkeling kunnen soms aanvoelen als een verplicht nummer. Zeker als ze zelden plaatsvinden, geen duidelijke bedoeling hebben of niet gevolgd worden door actie. De oplossing ligt in ritme en relevantie. Maak het gesprek onderdeel van het werk, sluit aan bij de doelen van het team, en evalueer of afspraken ook echt worden opgevolgd. Als medewerkers merken dat het gesprek hen helpt én serieus genomen wordt, groeit het belang vanzelf. Door consistentie (volharding), nieuwsgierigheid en aandacht maak je het verschil.
Wat is het belang van een continue dialoog?
Ontwikkeling stopt niet na één gesprek. Daarom is een continue dialoog over functioneren en ontwikkelen essentieel: een patroon van regelmatige, open gesprekken over hoe het gaat, wat er nodig is, en waar je samen naartoe werkt. Deze gesprekken hoeven niet lang te zijn — als ze maar echt zijn. Ze zorgen ervoor dat medewerkers zich gezien voelen, leidinggevenden kunnen bijsturen en teams blijven leren. Feedforward communicatie maakt dit makkelijker, omdat de gesprekken gaan over kansen en toekomst in plaats van fouten en oordeel.
Hoe bouw je aan een cultuur waarin ontwikkelgesprekken echt werken?
Een ontwikkelcultuur ontstaat niet vanzelf. Het vraagt om voorbeeldgedrag van leidinggevenden, ruimte om te oefenen, en waardering voor reflectie en groei. Als mensen merken dat ontwikkeling serieus genomen wordt (ook als iets nog niet perfect loopt) groeit het vertrouwen. Kies voor eenvoud, duidelijkheid en herhaling. Laat het gesprek steeds weer terugkomen in de praktijk, en zorg dat het past bij de waarden en doelen van het team en de organisatie. Zo wordt het vanzelf normaal om met elkaar in gesprek te zijn over groei.