Pappen en nat houden of ook kritische feedback geven?

In veel organisaties willen mensen prettig samenwerken. Ze investeren in verbinding, veiligheid en goede onderlinge relaties. Dat is waardevol. Zonder vertrouwen en wederzijds respect wordt samenwerken stroef, voorzichtig of oppervlakkig. Toch zie ik in trainingen en gesprekken met leidinggevenden steeds hetzelfde patroon. Mensen zijn zo gericht op het goed houden van de sfeer dat ze kritische observaties inslikken.

Ze zeggen niets wanneer een collega afspraken mist. Ze laten het gebeuren als iemand steeds te laat aansluit. Ze benoemen het amper wanneer een overleg telkens dezelfde kant opgaat, terwijl iedereen voelt dat het weinig oplevert. De intentie is meestal positief. Niemand wil onnodige spanning veroorzaken. Niemand wil de sfeer verpesten. Niemand wil bekendstaan als degene die altijd moeilijk doet.

Zo ontstaat pappen en nat houden. Het voelt op korte termijn comfortabel. De vergadering loopt door. De relatie blijft ogenschijnlijk goed. Een ongemakkelijk gesprek kan nog even wachten.

Alleen blijft wat vandaag onbesproken is meestal gewoon aanwezig. Het zoekt later een andere route.

De rustige buitenkant van schijnharmonie

Wanneer professionals hun kritische observaties inslikken, ontstaat gemakkelijk schijnharmonie. Aan de buitenkant lijkt alles rustig. Vergaderingen verlopen vriendelijk, conflicten blijven uit en mensen blijven beleefd tegen elkaar. Voor wie vooral naar de bovenstroom kijkt, lijkt er weinig aan de hand.

Onder de oppervlakte gebeurt ondertussen iets anders. Irritaties worden groter. Aannames krijgen meer ruimte. Mensen vullen voor elkaar in waarom iemand iets doet of nalaat. Een collega die een afspraak mist, wordt ineens “iemand op wie je niet kunt bouwen”. Een leidinggevende die een besluit uitstelt, wordt “iemand die altijd wegduikt”. Zo verschuift het gesprek langzaam van concreet gedrag naar oordeel over iemands karakter.

Die onuitgesproken kritiek verdwijnt niet. Je ziet haar terug in wandelgangen, in korte cynische opmerkingen, in terugtrekgedrag of in overleggen waarin mensen beleefd knikken en daarna hun eigen plan trekken. Mensen denken dat ze de relatie beschermen door hun mond te houden. In werkelijkheid groeit de afstand.

Uitgesteld ongemak wordt zwaarder

Dat mensen kritische feedback vermijden, is begrijpelijk. We willen bij de groep horen. We willen geen gezichtsverlies veroorzaken en zelf ook geen gezichtsverlies lijden. Zeker in teams waarin mensen elkaar al lang kennen, kan één eerlijk gesprek voelen alsof je de relatie onnodig onder druk zet.

Daar komt iets praktisch bij. Veel leidinggevenden en professionals hebben nooit goed geleerd hoe ze gedrag zuiver kunnen bespreken. Ze voelen dat er iets schuurt, alleen missen ze taal die duidelijk genoeg is en tegelijk respectvol blijft. Dus wachten ze. Eerst nog even aankijken. Nog één keer laten gaan. Straks komt er vast een beter moment.

Dat moment komt zelden vanzelf. Wat begon als een kleine observatie, wordt een irritatie. Wat eerst een rustig gesprek had kunnen zijn, krijgt lading. Tegen de tijd dat iemand het onderwerp eindelijk op tafel legt, hoort de ander vaak niet alleen de boodschap van dat moment, maar ook de opgebouwde frustratie van de weken ervoor.

Abonneer je op onze maandelijkse nieuwsbrief en ontvang de nieuwste artikelen, programma's en praktijkcases!

Abonneren

Eerlijke gesprekken horen bij een sterke werkrelatie

Een sterke werkrelatie vraagt meer dan vriendelijkheid. Natuurlijk helpt het als mensen rekening houden met elkaar. Natuurlijk is het prettig als collega’s respectvol blijven, ook wanneer het spannend wordt. Een relatie waarin eerlijkheid weinig ruimte krijgt, blijft echter kwetsbaar.

Echte verbinding vraagt ook om moed. De moed om te zeggen: “Dit werkt voor mij niet.” Of: “Ik merk dat we deze afspraak nu voor de derde keer doorschuiven.” Of: “Volgens mij laten we hier iets liggen.” Zulke zinnen klinken eenvoudig op papier. In de praktijk kosten ze vaak moeite, zeker in teams waar harmonie belangrijk is.

Toch zijn dit vaak de gesprekken die vertrouwen sterker maken. Mensen voelen feilloos aan of alles gezegd mag worden. Vertrouwen groeit wanneer collega’s merken dat verschil van inzicht besproken kan worden. Dat iemand kritisch mag zijn en de relatie daarna overeind blijft. Dat een leidinggevende duidelijk kan zijn zonder iemand persoonlijk af te vallen.

Voor leidinggevenden en professionals in HR ligt hier een belangrijke opdracht. Een team helpen om eerlijker gesprekken te voeren, vraagt meer dan een oproep tot openheid. Het vraagt voorbeeldgedrag, concrete taal en oefening.

De prijs van pappen en nat houden

Het uitblijven van kritische feedback heeft gevolgen die vaak pas laat zichtbaar worden. De kwaliteit van het werk daalt, omdat fouten terugkomen. De samenwerking verslechtert, omdat irritaties persoonlijk worden. Eigenaarschap neemt af, omdat niemand zich verantwoordelijk voelt om iets aan te kaarten. Het vertrouwen brokkelt af doordat openheid ontbreekt.

Een team zonder openlijk conflict kan op het eerste gezicht goed functioneren. Er wordt gelachen, mensen helpen elkaar en de sfeer lijkt prima. Onder die prettige buitenkant kan veel vermijding zitten. De echte vraag is dus of mensen eerlijk blijven wanneer iets schuurt.

Daarbij speelt nog iets anders. Wie nooit wordt aangesproken, krijgt ook geen duidelijke kans om te groeien. Als collega’s of leidinggevenden relevante informatie achterhouden over iemands gedrag of effect op anderen, ontnemen ze die persoon de mogelijkheid om bij te sturen. Dat voelt misschien mild, maar het helpt de ander niet verder.

Mensen kunnen veel hebben, zolang ze merken dat de ander het gesprek voert met respect en met een constructieve bedoeling. Wat mensen slecht verdragen, is vaagheid. Gefluister op de gang. Oordelen die rondzingen. Een leidinggevende die zegt dat “het team ergens last van heeft”, zonder concreet te worden. Dan wordt feedback bedreigend, omdat niemand precies weet waar het over gaat.

Caring en daring in hetzelfde gesprek

De stap uit schijnharmonie vraagt om de combinatie van caring en daring. Caring gaat over contact maken, luisteren, rekening houden met de ander en de relatie serieus nemen. Die kwaliteit is nodig. Zonder caring voelt kritische feedback geven snel koud, aanvallend of onveilig.

Daring gaat over duidelijkheid, moed en het benoemen van wat ook aandacht vraagt. Zonder daring blijft een team hangen in voorzichtigheid. Dan blijft iedereen vriendelijk, terwijl het werk, de samenwerking of de besluitvorming niet echt verbetert.

Veel teams hebben één van beide sterker ontwikkeld. In teams met veel caring zijn mensen vaak aardig, betrokken en behulpzaam. Spanning wordt snel vermeden. Dat is de voedingsbodem voor pappen en nat houden. In teams met veel daring zeggen mensen vrij direct wat ze vinden, terwijl de aandacht voor de relatie soms achterblijft. Dan komt kritische feedback snel hard binnen en worden mensen in het defensief gejaagd.

Sterke samenwerking vraagt om beide kwaliteiten in hetzelfde gesprek. De ander moet merken dat je de relatie serieus neemt en tegelijk helder bent over wat er beter kan. Juist die combinatie maakt een gesprek eerlijker en beter te verdragen.

Feedforward geeft taal aan wat beter kan

Psychologische veiligheid wordt soms te zacht uitgelegd. Dan lijkt het alsof een veilig team vooral een team is waar iedereen zich prettig voelt en spanning wordt vermeden. In de praktijk gaat veiligheid juist over ruimte om moeilijke dingen te zeggen. Mensen durven dan risico te nemen, een andere mening te geven of gedrag bespreekbaar te maken, zonder angst voor afwijzing of straf.

Feedforward helpt om die veiligheid praktisch te maken. Bij feedforward richt je het gesprek op gemeenschappelijke klussen, gedrag, effect, wat er al goed gaat en gewenste ontwikkeling. Je blijft weg van veroordeling en karakterlabels. Je maakt concreet wat je ziet, welk effect dat heeft en wat in de toekomst helpend zou zijn.

Daarmee wordt kritische informatie beter te ontvangen. De ander hoort wat er goed gaat, wat er schuurt en krijgt tegelijk zicht op wat de volgende keer anders kan. Het gesprek gaat dan minder over schuld en meer over ontwikkeling, samenwerking en gezamenlijke doelen.

Dat vraagt wel om precisie. Een opmerking als “je moet proactiever zijn” helpt weinig. Zeg liever wat je hebt gezien en wat het effect daarvan was. Bijvoorbeeld: “In het laatste overleg waardeerde het team het enorm dat je een duidelijke update gaf. Dat bracht veel helderheid in welk besluit genomen moest worden. Jouw update kwam pas aan het einde, waardoor we helaas niet tijdig genoeg het besluit konden nemen. Het zou helpen als je de volgende keer aan het begin aangeeft waar je een keuze van ons nodig hebt.”

Dat is duidelijker, eerlijker en beter te ontvangen.

Wat leidinggevenden en HR kunnen doen

Leidinggevenden zetten hierin de toon. Een leidinggevende die zelf lastige punten uit de weg gaat, leert het team vooral voorzichtig te zijn. Een leidinggevende die open vraagt wat hij of zij beter kan doen in de samenwerking, verlaagt de drempel voor anderen.

Ook HR kan veel betekenen. Vooral door managers en teams te helpen oefenen met echte situaties. De kwaliteit van feedforward groeit door het te doen, erop terug te kijken en opnieuw te proberen. Een formulier of nieuwe gesprekscyclus kan helpen, maar het echte verschil ontstaat in de gesprekken zelf.

Maak feedforward daarom onderdeel van de dagelijkse samenwerking. Bespreek gedrag, afspraken en ontwikkeling regelmatig. Dan hoeft een klein signaal niet uit te groeien tot een zwaar gesprek.

Durven zeggen wat helpt

De intentie om relaties goed te houden is waardevol. In organisaties waar mensen elkaar respecteren, ontstaat meer ruimte om te leren en samen te werken. Als die intentie doorslaat in voorzichtigheid, houden mensen vooral ongemak op afstand.

Pappen en nat houden lijkt vriendelijk, maar is vaak minder efficiënt dan het lijkt. Het voorkomt een lastig gesprek vandaag, terwijl het morgen voor meer ruis, afstand en frustratie zorgt.

Feedforward helpt om eerlijkheid en zorgvuldigheid bij elkaar te brengen. Je benoemt welk gedrag positief effect heeft, welk doel belangrijk is en welke ontwikkeling mogelijk wordt. Met caring én daring. Zo worden kritische gesprekken concreter, veiliger en waardevoller voor iedereen die beter wil samenwerken.

Meer weten?

Wil je onderzoeken hoe jullie leiders moeilijke gesprekken lichter, eerlijker en constructiever kunnen maken? Ik denk graag mee en kijk met jullie naar wat er nú mogelijk is.

schrikkema@dir.nl

Veelgestelde vragen over feedback, feedforward, uitspreken, aanspreken en afspreken

• Wat is het verschil tussen feedback en feedforward?

  Feedback kijkt vaak terug op wat er fout ging. Daardoor voelt het snel als kritiek, wat leidt tot defensieve reacties of zelfs het vermijden van het gesprek. Feedforward kijkt niet terug, maar vooruit. Je benoemt wat goed gaat én wat iemand (nog) beter kan doen om samen een doel te bereiken. Het is een positieve, motiverende manier van aanspreken, gericht op ontwikkeling en samenwerking. Feedforward gaat niet over ‘lief zijn’, maar over ontwikkelen en effectiever samenwerken aan resultaat.

• Wat doet feedback met onze hersenen?

  Feedback roept vaak stress op. Ons brein reageert op negatieve of corrigerende boodschappen met de aanmaak van cortisol of adrenaline, wat kan leiden tot een vecht-, vlucht- of bevries reactie. Daardoor sluiten mensen zich sneller af voor de boodschap. Feedforward werkt anders: de waarderende, positieve insteek stimuleert de aanmaak van oxytocine, wat openheid, vertrouwen en leerbereidheid vergroot. Zo wordt het gesprek niet geblokkeerd, maar juist een kans op groei en ontwikkeling.

• Hoe geef je als team vorm aan ‘uitspreken, aanspreken en afspreken’?

  Veel organisaties gebruiken deze termen als ideaalbeeld voor samenwerking, maar in de praktijk blijkt het lastig om uitspreken, aanspreken en afspreken consequent toe te passen - vooral wanneer het spannend wordt. Zonder psychologische en sociale veiligheid, duidelijkheid over doelen en gezamenlijke verantwoordelijkheid blijven het loze kreten. In een feedforward aanspreekcultuur krijgen ze betekenis: teamleden spreken zich uit over wat ze zien, denken en nodig hebben, ze spreken elkaar aan om samen te groeien richting het gezamenlijke doel, en maken concrete afspraken over wie waarvoor verantwoordelijk is. Zo krijgt het gesprek richting en wordt samenwerking echt versterkt.

• Wat is constructieve feedback?

  Constructieve feedback is feedback die ontwikkeling stimuleert én waardering uitspreekt. Het gaat niet alleen over wat beter kan, maar juist ook over wat goed gaat en hoe iemand die kwaliteit verder kan versterken. Door positieve elementen te benoemen en daar concrete suggesties aan toe te voegen, voelt de ander zich gezien én uitgenodigd om verder te ontwikkelen. Deze vorm van positieve feedback werkt anders dan corrigerende of afwijzende feedback. In plaats van stresshormonen zoals cortisol en adrenaline aan te wakkeren, activeert constructieve feedback juist oxytocine. Oxytocine is het hormoon dat vertrouwen en verbinding versterkt. Daardoor blijven mensen in contact en ontstaat er ruimte om vooruit te kijken. Het gesprek richt zich op groei, niet op schuld, en draagt zo bij aan een open, veilige en motiverende werkcultuur.

• Waarom is het zo lastig om collega’s aan te spreken?

  Veel mensen zijn bang om de relatie te beschadigen of om spanning te veroorzaken. In organisaties met een hechte of familiecultuur speelt dit extra sterk. Dan vermijden mensen het lastige gesprek, of blijven te vaag. Maar echt samenwerken vraagt om duidelijke afspraken én de moed om elkaar aan te spreken als het schuurt. Met feedforward communicatie geef je helder aan wat iemand kan verbeteren in het werk, zonder dat het persoonlijk of afwijzend voelt. Zo ontstaat ruimte om samen te leren en steeds beter de doelen te realiseren.

• Betekent feedforward alleen maar complimentjes geven?

  Nee, feedforward communicatie draait niet om vriendelijkheid of aardige woorden, maar om doelgerichte ontwikkeling. Het is een manier van aanspreken waarbij je benoemt wat goed gaat, en vervolgens helder en concreet aangeeft wat iemand méér of anders kan doen. Geen vage complimenten, maar opbouwende suggesties die de ander helpen om zich verder te ontwikkelen. Zo blijft het gesprek positief én brengt het verbetering in gedrag, samenwerking en prestaties.

• Kan ik niet beter gewoon direct zeggen waar het op staat?

  Eerlijkheid is belangrijk, maar de manier waarop je iets brengt, bepaalt of de boodschap aankomt. Recht voor z’n raap zijn is niet altijd effectief als het vooral weerstand oproept. Je geeft immers feedback met als doel dat er verandering op gang komt. Ook feedforward is eerlijk, maar helpt je om gedrag te benoemen, richting te geven en tegelijk in verbinding te blijven. Niet zachter, maar slimmer: je vergroot de kans dat het gesprek werkelijk impact heeft.

• Hoe geef je feedforward op een goede manier?

  Begin met een gemeenschappelijk doel: waar werken jullie samen aan? Benoem daarna concreet gedrag dat de ander goed doet binnen dat kader. Vermijd vage complimenten, en richt je op wat echt bijdraagt aan het werk of de samenwerking. Voeg vervolgens één of twee suggesties toe waarmee de ander zich verder kan ontwikkelen richting het gezamenlijke doel. Gebruik het woord ‘én’ in plaats van ‘maar’ om waardering overeind te houden. Stel eventueel een verdiepende vraag om samen tot verbetering te komen. Sluit af met een heldere afspraak. Zo blijft het gesprek positief, veilig én resultaatgericht.

• Hoe bouw je aan een positieve aanspreekcultuur?

  Een positieve aanspreekcultuur vraagt niet alleen om training, maar vooral om gedragsverandering. Dat begint bij vertrouwen en een gezamenlijk doel: zonder duidelijk doel kun je elkaar niet effectief aanspreken. Mensen durven pas te zeggen wat ze echt vinden als ze zich veilig voelen én weten waarvoor ze het doen. Het vraagt tijd, voorbeeldgedrag, herhaling en reflectie. Feedforward helpt door het gesprek positief te maken, maar het vraagt van iedereen een actieve rol in leren, oefenen en volhouden.

• Wat als iemand niet openstaat voor feedback of feedforward?

  Als iemand afwijzend reageert, kijk dan eerst naar de relatie: is er vertrouwen, is de boodschap helder en relevant? Begin met waardering, blijf bij concreet gedrag en vermijd verwijten. Stel vragen in plaats van oordelen. En als het gesprek stokt, benoem dat ook: “Ik merk dat dit lastig is, zullen we samen kijken wat wel werkt?” Feedforward communicatie nodigt uit tot een continue dialoog, en die vraagt soms geduld én volharding.

• Welke rol speelt de leidinggevende in het aanspreken binnen teams?

  Een leidinggevende is de belangrijkste voorbeeldfiguur in het creëren van een feedforward aanspreekcultuur. Hoe ga je zelf om met feedback? Hoe spreek je anderen aan? Maar net zo belangrijk: hoe luister je? Echt luisteren, zonder meteen te oordelen of oplossingen aan te dragen, maakt ruimte voor eerlijke gesprekken. Een leider die aanspreken serieus neemt, stelt zich ook kwetsbaar op en nodigt anderen uit om mee te denken en verantwoordelijkheid te nemen.

• Waarom helpt feedforward bij beter samenwerken?

  Samenwerken lukt pas echt als mensen elkaar durven aanspreken én samen verbeteren. Feedforward draagt hieraan bij omdat het concreet gedrag bespreekbaar maakt op een veilige, toekomstgerichte manier. Je voorkomt dat spanningen onder het oppervlak blijven sudderen. In plaats van vage irritaties, ontstaan er duidelijke gesprekken over hoe het beter kan. Dat zorgt voor meer vertrouwen, betere afstemming en snellere vooruitgang.

• Hoe pas je feedforward toe in de praktijk?

  Feedforward is geen losse techniek, maar een manier van samenwerken. Dat vraagt oefening én acceptatie dat het niet altijd meteen goed gaat. Begin door het gesprek anders te voeren: concreet, positief, gericht op ontwikkeling. Oefen dit in je team, bespreek wat goed werkt én wat nog lastig is. Als je merkt dat je terugvalt in feedback of stil blijft, zie dat niet als falen maar als leerpunt. Blijf oefenen. Feedforward toepassen is gedragsverandering ... en dat kost tijd én aandacht.

• Is feedforward ook geschikt voor moeilijke gesprekken?

  Juist dan. Feedforward communicatie zorgt dat het gesprek niet blijft hangen in frustratie of vage verwijten, maar draait om wat wél mogelijk is. Door te beginnen met wat goed gaat en het gezamenlijke doel centraal te stellen, ontstaat er ruimte voor verbetering. Moeilijke boodschappen worden daardoor beter ontvangen. Feedforward maakt lastige gesprekken niet makkelijk, maar wel constructiever én veiliger.

• Wat maakt feedforward anders dan een ‘gekunsteld feedbackgesprek’?

  Veel mensen hebben terecht een allergie ontwikkeld voor feedbackgesprekken die voelen als een toneelstuk. Complimentje vooraf, kritische boodschap in een vraag verpakt, en dan afsluiten met een open deur over ‘persoonlijke groei’. Dat soort gesprekken raken zelden de kern en worden eerder ervaren als onveilig en onecht dan als opbouwend. Feedforward werkt fundamenteel anders. Geen trucje, maar een manier van in gesprek zijn waarbij het gaat om het gezamenlijke doel. Je benoemt wat al goed gaat en wat beter kan, altijd gekoppeld aan concreet gedrag en het werk. Niet om kritiek te uiten, maar om samenwerking en prestaties te verbeteren. Feedforward communicatie geeft richting zónder oordeel, en is eerlijk zónder schade aan vertrouwen te veroorzaken.

• Waarom helpt feedforward bij het bouwen van psychologische veiligheid in teams?

  Psychologische en sociale veiligheid ontstaat als mensen zich vrij voelen om zich uit te spreken, fouten te delen en elkaar aan te spreken zonder angst voor afwijzing of gezichtsverlies. Traditionele feedback – zeker als het gaat over persoonlijke tekortkomingen – roept al snel defensie op. Ons brein reageert op directe kritiek met een stressreactie, waardoor leren of openstaan lastig wordt. Feedforward communicatie werkt precies andersom: het richt zich op wat er nodig is om samen beter te worden, zonder oordeel over het verleden. Door te starten vanuit wat goed gaat, aan te vullen met suggesties voor ontwikkeling, en het gesprek te koppelen aan gezamenlijke doelen, ontstaat ruimte voor echte dialoog en gezamenlijke verbetering. Dat maakt teams niet alleen effectiever, maar ook veiliger.