Heisessie of Heidag…wat maakt het tot een succes? – 8 tips en ideeën

Een (twee) jaarlijkse heisessie of heidag is populair binnen veel organisaties. Even weg van de dagelijkse praktijk en samenwerken aan nieuwe plannen, strategie, leiderschap en verbeteren. Maar wat maakt een heisessie nu tot een succes? En wat moet je tijdens een heisessie juist niet doen? Binnen Direction en het HPO Center hebben wij ruim 20 jaar ervaring met het goed inrichten van heisessies, heidagen, teamsessies, off-site meetings, workshops, etc. Thema’s die wij voor veel profit, non-profit en overheidsorganisaties verzorgen zijn:

• Samenwerken verbeteren/Teamontwikkeling
• High Performance Leiderschap
• Veilige werkomgeving & grensoverschrijdend gedrag
• High Performance Teams / Organisaties
• (feedforward) Aanspreekcultuur/Continue Dialoog bevorderen
• Macht & Politiek in organisaties/besluitvorming
• D&I
• Medewerkers inspireren en betrekken
• ….

Een 8-tal tips en ideeën voor het organiseren van een succesvolle heisessie / heidag delen wij hieronder.

Wilt u meer weten over de invulling van uw heisessie/ team dag? Neem dan contact op met Marco Schreurs (T. 035-6037979) of lees meer over de achtergrond van Marco Schreurs.

Op basis van reflectie, gemeenschappelijke doelen, commitment van iedereen en acties die worden volgehouden kan je een heidag organiseren. Hoe? Dat lees je in het inspirerende boek ‘Feedforward in Leiderschap‘.

8 tips en ideeën om echt resultaat te behalen uit een heisessie

Het toverwoord is minder
Een heisessie waarin tal van onderwerpen aan bod komen geeft uiteindelijk onvoldoende resultaat. Focus op één of enkele onderwerpen. Probeer niet alles te behandelen maar kies en gadieper in op de onderwerpen dan tijdens een ‘normale’ vergadering of teamoverleg.

Maak de gewenste uitkomst vooraf bekend
Vergaderen om het vergaderen is niet wat je wilt tijdens een heidag. Iedereen die deelneemt moet weten wat de agenda is en waarop we acties willen zien. Ook dit zorgt voor focus. Focus op het resultaat. En met de gewenste uitkomst bedoelen we niet dat de uitkomst van de discussie vooraf al vast staat, maar dat de focus blijft liggen op de gekozen onderwerpen.

“Ik had het gevoel dat ik heel goed mezelf kon blijven en dat is me niet bij al dit soort dagen gelukt. Een compliment  voor jullie lijkt me op z’n plaats!”
Ronald Verhulst – Ministerie van Defensie

Zorg voor een gedegen onderbouwing
High Performance Organisaties (HPOs) zorgen ervoor dat de besproken onderwerpen voorzien zijn van een gedegen onderbouwing. ” Ik denk dat…” is niet genoeg. Een heisessie wordt daarom goed voorbereid en feiten zijn daarbij van het grootste belang. Soms gebruiken teams voor een heisessie een van onze instrumenten om de dialoog focus en feiten te geven.

Een HPO-meting geeft wetenschappelijk onderbouwd inzicht in de prestaties van uw organisatie(-onderdeel). Een feedforward analyse™ geeft inzicht in de aanwezige kwaliteiten van de deelnemers. Een mindbugstest maakt inzichtelijk welke onbewuste vooroordelen we bezitten. Wat het onderwerp van de heisessie ook is…zorg voor een gedegen onderbouwing.

“Geef me zes uur om een boom om te hakken, de eerste vier zal ik besteden aan het slijpen van de bijl.”
– Abraham Lincoln

Aanwezig zijn tijdens de heisessie is niet voldoende
Er zijn altijd collega’s die meer aan het woord zijn dan andere. Maar tijdens een heidag moet iedereen gehoord worden. Zorg voor inclusiviteit en maak afspraken hoe we iedereen optimaal laten bijdragen.

Kunnen we elkaar genoeg vertrouwen
Niet altijd laten mensen het achterste van hun tong zien. Een veilige omgeving van het grootste belang. Er spelen altijd ‘dingen’ tussen collega’s. Start daarom met aandacht te besteden aan zaken die een open en robuuste dialoog kunnen blokkeren. Deel persoonlijke zaken met elkaar, zodat je weet hoe iemand in de wedstrijd zit. Verzin bijvoorbeeld een activiteit die het vertrouwen in de groep zichtbaar en bespreekbaar maakt. Wij hebben vele leuke ideeën voor inspirerende oefeningen!

“Wij doen wel vaker sessies in teamverband en daarvoor moet je je best kwetsbaar opstellen. Daarbij past een positieve terugkoppeling beter dan wanneer je focust op negatieve zaken, of dat wat er niet is.”
Itske van Lith – Liandon

Van acht uur vergaderen wordt niemand blij
Uren achter elkaar vergaderen of luisteren naar sprekers is niet effectief. Een heidag kan leuk en uitdagend zijn. Zorg voor afwisseling.

Bijvoorbeeld door een externe spreker inzicht in een onderwerp te laten geven (kort, krachtig en goed onderbouwd) of een onderwerp vanuit een heel ander perspectief te belichten (bijvoorbeeld door een outdoor activiteit).

“Off-sites kosten jaarlijks samen honderden miljoenen dollars alleen al in salarissen. Maar al te vaak geven de organisatoren en deelnemers aan dat de off-site, met uitzondering van het diner en hotel, niet meer dan een vergadering is. Dat moet het niet zijn. Het verschilt in kritieke opzichten van elke andere vergadering die mensen bijwonen.”
– Harvard Business Review “Off-Sites That Work”, door Bob Frisch en Logan Chandler

Sluit af met harde afspraken
Een hele dag op de hei vergaderen, discussiëren, kennis delen, dineren en dan naar huis. Maar al te vaak worden heisessies afgesloten zonder concrete afspraken of acties. Neem tijd om de voornemens in acties en gedragingen te vertalen en bespreek hoe je elkaar terug op het werk gaat aanspreken en complimenteren.

Na het dineren naar huis en dan morgen gewoon weer verder
Tja, sluit af met harde afspraken, maar kom hier ook op terug. Maak tijdens de afsluiting van de heidag direct een afspraak voor een volgend gezamenlijk moment, tijdens welke teruggekomen wordt op de besproken en besloten zaken. Geef tijdens dat moment het voorbeeld door te delen hoe je je eigen actiepunten hebt opgepakt. Waar je staat rond de gemaakte afspraken en spreek elkaar aan als de afspraken niet worden nagekomen.

“Deze dag heeft mij enorm geïnspireerd om écht mijn ambitie waar te gaan maken.”
Liesbeth Leurdijk – Luchthaven Schiphol

Onze experts hebben al vele heidagen, teamsessies en workshops over de hele wereld mogen ondersteunen binnen profit, non-profit en overheidsorganisaties. Een heisessie is altijd maatwerk. Daarom bespreken we graag met u wat nodig is om van uw heidag een succes te maken. Neem dan contact op met Marco Schreurs (T. 035-6037979) voor het maken van een afspraak.