Heisessie of Heidag…wat maakt het tot een succes? – 8 tips en ideeën

Een (twee) jaarlijkse heisessie of heidag is populair binnen veel organisaties. Even weg van de dagelijkse praktijk en samenwerken aan nieuwe plannen, strategie, leiderschap en verbeteren. Maar wat maakt een heisessie nu tot een succes? En wat moet je tijdens een heisessie juist niet doen? Binnen Direction en het HPO Center hebben wij ruim 20 jaar ervaring met het goed inrichten van heisessies, heidagen, teamsessies, off-site meetings, workshops, etc. Thema’s die wij voor veel profit, non-profit en overheidsorganisaties verzorgen zijn:

Ontwikkelthema’s die centraal staan in veel van de heidagen die wij verzorgen:

• Teamontwikkeling: versterk samenwerking en cohesie in je team
• Persoonlijk leiderschap: ontwikkel zelfreflectie en bouw aan High Performance Leiderschap
• High Performance Team / Organisatie: Wat hebben we nodig om (nog) verder te verbeteren?
• Motiverende werkomgeving: houd medewerkers betrokken en geïnspireerd
• Sociale veiligheid op het werk: creëer een veilige aanspreekcultuur
• Politiek in organisaties: oefen ethisch en strategisch invloed uit
• Het ontwikkelgesprek: een moderne, effectieve gesprekscyclus
• Constructieve feedback: feedforward voor een positieve aanspreekcultuur

Een 8-tal tips en ideeën voor het organiseren van een succesvolle heisessie / heidag delen wij hieronder.

Wil je meer inspiratie ontvangen voor je heidag? Meld je aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief en ontvang direct de whitepaper over feedforward en de bestseller Een High Performance Organisatie… wat is dat?

Abonneren

8 tips en ideeën om echt resultaat te behalen uit een heisessie

1. Het toverwoord is minder

Een heisessie waarin tal van onderwerpen aan bod komen geeft uiteindelijk onvoldoende resultaat. Focus op één of enkele onderwerpen. Probeer niet alles te behandelen maar kies en gadieper in op de onderwerpen dan tijdens een ‘normale’ vergadering of teamoverleg.

2. Maak de gewenste uitkomst vooraf bekend

Vergaderen om het vergaderen is niet wat je wilt tijdens een heidag. Iedereen die deelneemt moet weten wat de agenda is en waarop we acties willen zien. Ook dit zorgt voor focus. Focus op het resultaat. En met de gewenste uitkomst bedoelen we niet dat de uitkomst van de discussie vooraf al vast staat, maar dat de focus blijft liggen op de gekozen onderwerpen.

“Ik had het gevoel dat ik heel goed mezelf kon blijven en dat is me niet bij al dit soort dagen gelukt. Een compliment  voor jullie lijkt me op z’n plaats!”
Ronald Verhulst – Ministerie van Defensie

3. Zorg voor een gedegen onderbouwing

High Performance Organisaties (HPOs) zorgen ervoor dat de besproken onderwerpen voorzien zijn van een gedegen onderbouwing. ” Ik denk dat…” is niet genoeg. Een heisessie wordt daarom goed voorbereid en feiten zijn daarbij van het grootste belang. Soms gebruiken teams voor een heisessie een van onze instrumenten om de dialoog focus en feiten te geven. Een HPO-meting geeft wetenschappelijk onderbouwd inzicht in de prestaties van uw organisatie(-onderdeel). Een feedforward analyse™ geeft inzicht in de aanwezige kwaliteiten van de deelnemers. Wat het onderwerp van de heisessie ook is…zorg voor een gedegen onderbouwing.

“Geef me zes uur om een boom om te hakken, de eerste vier zal ik besteden aan het slijpen van de bijl.”
Abraham Lincoln

4. Aanwezig zijn tijdens de heisessie is niet voldoende

Er zijn altijd collega’s die meer aan het woord zijn dan andere. Maar tijdens een heidag moet iedereen gehoord worden. Zorg voor inclusiviteit en maak afspraken hoe we iedereen optimaal laten bijdragen.

5. Kunnen we elkaar genoeg vertrouwen

Niet altijd laten mensen het achterste van hun tong zien. Een veilige omgeving van het grootste belang. Er spelen altijd ‘dingen’ tussen collega’s. Start daarom met aandacht te besteden aan zaken die een open en robuuste dialoog kunnen blokkeren. Deel persoonlijke zaken met elkaar, zodat je weet hoe iemand in de wedstrijd zit. Verzin bijvoorbeeld een activiteit die het vertrouwen in de groep zichtbaar en bespreekbaar maakt. Wij hebben vele leuke ideeën voor inspirerende oefeningen!

“Wij doen wel vaker sessies in teamverband en daarvoor moet je je best kwetsbaar opstellen. Daarbij past een positieve terugkoppeling beter dan wanneer je focust op negatieve zaken, of dat wat er niet is.”
Itske van Lith – Liandon

6. Van acht uur vergaderen wordt niemand blij

Uren achter elkaar vergaderen of luisteren naar sprekers is niet effectief. Een heidag kan leuk en uitdagend zijn. Zorg voor afwisseling. Bijvoorbeeld door een externe spreker inzicht in een onderwerp te laten geven (kort, krachtig en goed onderbouwd) of een onderwerp vanuit een heel ander perspectief te belichten (bijvoorbeeld door een outdoor activiteit).

“Off-sites kosten jaarlijks samen honderden miljoenen dollars alleen al in salarissen. Maar al te vaak geven de organisatoren en deelnemers aan dat de off-site, met uitzondering van het diner en hotel, niet meer dan een vergadering is. Dat moet het niet zijn. Het verschilt in kritieke opzichten van elke andere vergadering die mensen bijwonen.”
Harvard Business Review “Off-Sites That Work”, door Bob Frisch en Logan Chandler

7. Sluit af met harde afspraken

Een hele dag op de hei vergaderen, discussiëren, kennis delen, dineren en dan naar huis. Maar al te vaak worden heisessies afgesloten zonder concrete afspraken of acties. Neem tijd om de voornemens in acties en gedragingen te vertalen en bespreek hoe je elkaar terug op het werk gaat aanspreken en complimenteren.

8. Na het dineren naar huis en dan morgen gewoon weer verder

Tja, sluit af met harde afspraken, maar kom hier ook op terug. Maak tijdens de afsluiting van de heidag direct een afspraak voor een volgend gezamenlijk moment, tijdens welke teruggekomen wordt op de besproken en besloten zaken. Geef tijdens dat moment het voorbeeld door te delen hoe je je eigen actiepunten hebt opgepakt. Waar je staat rond de gemaakte afspraken en spreek elkaar aan als de afspraken niet worden nagekomen.

“Deze dag heeft mij enorm geïnspireerd om écht mijn ambitie waar te gaan maken.”
Liesbeth Leurdijk – Luchthaven Schiphol

Meer informatie

Wil je meer weten over de invulling van jouw heisessie/ team dag? Neem dan contact op met Marco Schreurs.

schreurs@dir.nl

Veelgestelde vragen over teamontwikkeling en High Performance Teams

• Wat is teamontwikkeling?

  Teamontwikkeling is het proces waarin een groep mensen zich ontwikkelt tot een hecht en effectief samenwerkend team. Dat vraagt om aandacht voor onderlinge communicatie, heldere doelen, duidelijke rollen, vertrouwen en een open aanspreekcultuur. Teams doorlopen vaak verschillende fasen, van oriëntatie en conflict tot prestatie en reflectie. Effectieve teamontwikkeling helpt om obstakels bespreekbaar te maken, samenwerking te verbeteren en (team)doelen sneller en duurzamer te bereiken.

• Hoe bouw je aan een High Performance Team?

  Een High Performance Team ontstaat wanneer teamleden een gezamenlijk doel nastreven, elkaar vertrouwen, eigenaarschap nemen en continu willen verbeteren. De basis ligt in gedeelde ambities, psychologische veiligheid, constructieve communicatie en duidelijke afspraken. Leiderschap speelt een sleutelrol door richting te geven, samenwerking te stimuleren en ruimte te geven voor feedback en reflectie. Het bouwen aan een High Performance Team vraagt tijd, consistentie en de bereidheid om gedrag bespreekbaar te maken.

• Wat is de rol van de leider/manager in teamontwikkeling?

  De teamleider speelt een centrale rol in het vormgeven en begeleiden van teamontwikkeling. Dit betekent niet alles zelf oplossen, maar voorwaarden scheppen voor samenwerking en groei. Een goede leider zorgt voor heldere doelen, stimuleert open communicatie, bewaakt veiligheid en moedigt teamleden aan om verantwoordelijkheid te nemen. Leiderschap vraagt om een balans tussen duidelijkheid en ruimte, resultaatgerichtheid en aandacht voor mensen – vaak omschreven als de combinatie van ‘caring’ en ‘daring’.

• Hoe ontstaat vertrouwen binnen een team?

  Vertrouwen groeit wanneer teamleden het gevoel hebben dat ze gehoord worden, zichzelf kunnen zijn en kunnen rekenen op elkaar. Dit ontstaat door een open dialoog, het nakomen van afspraken, het geven van erkenning en het op een veilige manier bespreekbaar maken van fouten of dilemma’s. Teams waarin vertrouwen ontbreekt, laten vaak terughoudend gedrag zien. Vertrouwen bouwen kost tijd, maar is de sleutel tot effectieve samenwerking en hoge betrokkenheid.

• Hoe krijg je teamleden in de actiestand?

  Teamleden komen in beweging wanneer ze zich betrokken voelen bij het gemeenschappelijke doel, weten wat er van hen verwacht wordt en het vertrouwen krijgen om zelf beslissingen te nemen. Onduidelijkheid, gebrek aan richting of een te controlerende leiderschapsstijl kunnen ervoor zorgen dat mensen afwachtend worden. Door doelen samen scherp te stellen, ruimte te geven voor initiatief en regelmatig constructief te reflecteren op het proces, ontstaat meer eigenaarschap en motivatie.

• Hoe herken je dat je team niet goed functioneert – en waar ligt dat aan?

  Een team dat niet lekker loopt, laat dat vaak op allerlei manieren zien: mensen trekken zich terug of zeggen juist alles in de wandelgangen. Frustraties blijven sudderen of komen steeds weer terug. Er is minder initiatief, overleg voelt als tijdverspilling, en beslissingen blijven uit of worden eindeloos herkauwd. Dit zijn signalen dat de samenwerking stokt. De oorzaken liggen meestal dieper: onduidelijke doelen, onuitgesproken verwachtingen, zwak of onduidelijk leiderschap, en het ontbreken van psychologische en sociale veiligheid. Ook externe druk zoals hoge werkdruk of wisselende prioriteiten kunnen samenwerking ondermijnen. Hoe langer deze signalen genegeerd worden, hoe lastiger het wordt om het tij te keren.

• Wanneer is teamcoaching zinvol?

  Teamcoaching is zinvol wanneer een team moeite heeft met effectief samenwerken, steeds tegen dezelfde problemen aanloopt of een belangrijke verandering doormaakt, zoals nieuwe doelen, een andere samenstelling of een veranderende context. Ook teams die willen groeien en het gevoel hebben dat er méér in zit, kunnen veel baat hebben bij coaching.

• Hoe stimuleer je eigenaarschap in een team?

  Eigenaarschap ontstaat wanneer teamleden zich verantwoordelijk voelen voor hun bijdrage én voor het gezamenlijke resultaat. Dit groeit als mensen ruimte krijgen om zelf beslissingen te nemen, invloed hebben op doelen en betrokken worden bij het proces. Heldere verwachtingen, autonomie binnen kaders, en het bespreken van gedrag en resultaten dragen hieraan bij. Ook het benoemen van successen én leerpunten helpt om eigenaarschap te versterken.

• Wat zijn kenmerken van een High Performance Team?

  Een High Performance Team heeft duidelijke doelen, wederzijds vertrouwen en een gezamenlijke focus op continue verbetering. Teamleden nemen eigenaarschap, geven elkaar feedback en durven verschillen bespreekbaar te maken. Ze zijn wendbaar, leren van fouten en streven naar kwaliteit in hun werk. De samenwerking is open en doelgericht, met ruimte voor reflectie én actie. Leiders vervullen een voorbeeldrol door richting te geven en eigenaarschap te stimuleren. Zo ontstaat een cultuur waarin teams duurzaam presteren én zich blijven ontwikkelen.

• Wat kun je doen als teamleden niet goed samenwerken?

  Gebrekkige samenwerking komt vaak voort uit onuitgesproken verwachtingen, onduidelijke afspraken of gebrek aan veiligheid. Het helpt om de samenwerking niet alleen te beoordelen op gedrag, maar ook te kijken naar de onderliggende oorzaken. Het voeren van open gesprekken over samenwerking, rollen, werkdruk en communicatiepatronen is een belangrijke eerste stap. Door het team gezamenlijk verantwoordelijkheid te geven voor verbetering, ontstaat ruimte voor verandering.

• Hoe meet je de effectiviteit van een team?

  De effectiviteit van een team is zichtbaar in het behalen van doelen, maar ook in de kwaliteit van de samenwerking, het leervermogen en het aanpassingsvermogen bij veranderingen. Signalen zoals hoge betrokkenheid, gedeelde verantwoordelijkheid, openheid in communicatie en het vermogen om conflicten op te lossen wijzen op een effectief team. Evaluatie kan zowel op inhoud (resultaten) als proces (samenwerking, interactie, betrokkenheid) plaatsvinden.

• Wat levert teamcoaching op?

  Goede teamcoaching leidt tot helderdere doelen, betere samenwerking, meer onderling vertrouwen en een open aanspreekcultuur. Teams gaan effectiever communiceren, maken betere afspraken en nemen meer gezamenlijk eigenaarschap. Dat vertaalt zich in hogere productiviteit, meer werkplezier en betere resultaten. Bovendien vergroot teamcoaching het leervermogen van het team – essentieel in een steeds veranderende werkomgeving.

• Wat maakt een team weer effectief?

  Teams worden weer effectief als ze samen helderheid creëren over doelen, rollen en onderlinge afspraken, én actief bouwen aan onderling vertrouwen. Dat vraagt om eerlijke gesprekken over wat wel en niet werkt, op een manier die mensen open houdt en uitnodigt om mee te denken. Feedforward helpt daarbij: door samen te kijken naar gedrag in concrete werksituaties en te benoemen wat helpt of belemmert, komt de samenwerking in beweging. Niet door harder te werken, maar door slimmer samen te werken aan wat echt nodig is om resultaten te boeken.