Het belang van de doorvertaling van de ambitie en doelen naar duidelijke rollen

De doorvertaling van de organisatiedoelen naar teamdoelen en naar duidelijk uitgesproken en besproken verantwoordelijkheden en rollen is cruciaal bij effectief samenwerken aan resultaat. Bij meer helderheid rond ambitie en doelen kunnen zelfs nieuwe rollen ontstaan. Eerder gaven we in het artikel ‘Metsel je bakstenen of bouw je een kathedraal‘ het voorbeeld van Lego. Lego, dat streeft naar ‘de creativiteit van kinderen door spel en leren ontwikkelen’, heeft om deze purpose te kunnen realiseren, online en interpersoonlijke communities van enthousiastelingen van alle leeftijden gevormd. Dus nieuwe rollen en functies om bij te dragen aan de purpose en om verdergaand engagement, leren, creativiteit en innovatie te inspireren en stimuleren. Lego doet dit door initiatieven als het Ambassadeurs Netwerk in het leven te roepen, een communicatie- en supportplatform voor volwassen fans om ideeën te delen. Ook is er een website waar fans en eindgebruikers ideeën voor nieuwe Lego sets kunnen aandragen, net als galeries waar gebruikers hun Lego creaties tentoonstellen. Ten slotte mag Lego® Life, een sociale-media netwerk voor kinderen, niet onvermeld blijven.

Nog twee andere voorbeelden

Met de afdeling Business Control binnen NWO hebben we gewerkt aan de invulling van de transformatie ‘van business controller naar business partner’. Hierbij dienden de ambitie en strategische doelen van de organisatie als richtlijn om bij te dragen vanuit specifiek de afdeling business control. We hebben samen verkend welke waarden voor Business Control leidend zijn en vervolgens welke normen (hoe werken we daaraan samen?) daarbij pasten.

Waar we het belang van de doorvertaling van de ambitie en doelen naar duidelijke rollen ook terugzien in de praktijk, is bijvoorbeeld bij de rol van universitair docenten (UD) binnen Universiteit Utrecht. Deze rol kent vele taken en verschillende invullingen. Zonder dat ze zelf formele macht hebben, wordt van de desbetreffende professionals gevraagd te coördineren en communiceren met diverse andere professionals op verschillende lagen in de hiërarchie. Of dat nu gaat over het coördineren van een herziening van een mastervak met de betrokken docenten, of het begeleiden van een onderzoekstraject met collega’s van uiteenlopende hiërarchische statuur. In elke training die we voor deze UD’s verzorgen, blijkt dat inzicht in de formele en informele rollen die ze vervullen en in het politieke krachtenveld waarin ze opereren, de UD’s verder helpt. Zo kunnen ze scherper maken wat de toegevoegde waarde van hun specifieke rol is.

Ook onderzoek van PwC bevestigt dat iemand bij wie onduidelijkheid bestaat over zijn rol en die geen inzicht heeft in de wijze waarop hij bijdraagt aan het succes van de organisatie, minder het gevoel heeft dat hij inbreng heeft vanuit zijn kwaliteiten. Slechts 34 procent (van de 28 procent die aangaf de doelen te kennen en te begrijpen) had het gevoel vanuit kwaliteiten bij te kunnen dragen aan het succes van de organisatie. De rest voelde zich minder gemotiveerd en gepassioneerd de huidige rol in te vullen. Ga er dus niet van uit dat iedereen weet hoe hij een bijdrage levert aan de resultaten. Maak rollen samen duidelijk, zodat mensen weten wat er van hen wordt verwacht.

Het goede nieuws is dus dat inspireren en inzetten van diverse kwaliteiten beter mogelijk worden wanneer de gemeenschappelijke doelen helder bespreekbaar zijn en er duidelijkheid over de rollen bestaat. Binnen organisaties die duidelijk hebben geformuleerd en gecommuniceerd hoe ze waarde creëren vanuit de diverse rollen, zegt 63 procent van de medewerkers gemotiveerd te zijn, versus 31 procent binnen andere organisaties. 65 procent zegt gepassioneerd te zijn over hun werk, versus 32 procent in andere organisaties. Deze organisaties zien veel voordelen: meer dan 90 procent ervan laat groei- en winstpercentages zien die liggen boven het gemiddelde in hun branche.
Uit alle voorbeelden blijkt dat helderheid en eenduidigheid ten aanzien van de gemeenschappelijke doelen een belangrijke vereiste is. Dat elke medewerker een bij hem passende rol vervult om hier optimaal aan bij te dragen, is eveneens een essentiële voorwaarde.

En … high performing leidinggevenden gaan nog een stap verder. Zij willen weten of iedereen begrijpt wat hij vanuit de eigen rol moet laten zien in termen van kwaliteiten en gedrag in specifieke projecten en activiteiten.

Hoe maakt jouw team het verschil vanuit diverse rollen en projecten?

• Hoe duidelijk zijn de diverse verantwoordelijkheden belegd bij diverse rollen binnen jouw afdeling of team? Weet iedereen goed wat hij dient te doen vanuit de eigen rol? Kunnen de teamleden elkaar voldoende vinden op de verschillende rollen?
• Passen de diverse rollen goed bij de specifieke teamleden die deze invullen? Geef je je teamleden ruimte om daarin te zoeken en eventueel te nuanceren? Hoe vaak zoek jij het contact hierover met je teamleden?

Wil je met je team de doelen doorvertalen naar de diverse rollen? Maak dan een afspraak met Muriel Schrikkema (T. 035-6037979) of bestel het boek  Feedforward in Leiderschap.