Effectiever samenwerken aan de (nieuwe) team ambitie

Binnen veel sectoren verandert het speelveld continu. Dat vraagt om aanpassingen van de visie, strategie, team ambitie, etc. Teamleiders en afdelingsmanagers hebben de taak om de nieuwe visie en ambities te vertalen naar het eigen team / de eigen afdeling. Dat is niet altijd eenvoudig. Zeker niet als je al je medewerkers enthousiast en gedreven wilt laten werken aan de nieuwe team ambities. En het liefst nog vanuit hun eigen kwaliteiten, drijfveren en ervaringen. We ondersteunen daarom veel leidinggevenden in het vormgeven van een nieuwe team ambitie en om deze samen met elkaar succesvol te realiseren.

Onderstaande aanpak heeft twee gefuseerde gemeenten verder geholpen. Maar met een soortgelijke aanpak hebben we ook teams binnen een ambitieuze woningcorporatie, een management team van een snelgroeiend IT-bedrijf, de directie van een retailer met een nieuwe strategie en een nieuw samengesteld team binnen een zorginstelling succesvol ondersteund.

Het speelveld verandert

Een aantal factoren en ontwikkelingen maken dat het speelveld veranderd is voor de gemeente en daarmee ook voor het specifieke team. De gemeente is onlangs gefuseerd, het team heeft veel nieuwe taken toegewezen gekregen, de constellatie van mensen binnen het team is gewijzigd en een onderzoeksrapport heeft uitgewezen dat de samenwerking effectiever kan binnen het team.

De team ambitie en het beleidsplan wordt op basis van voorgenoemde ontwikkelingen aangepast en is continu in beweging. Hiermee wordt de vraag opportuun: Hoe effectiever samen te werken? Hoe de visie en gemeenschappelijke team ambitie leidend laten zijn en vanuit rol/taakduidelijkheid effectief leiderschap tonen. Om zo met elkaar steeds beter te worden in het realiseren van die gemeenschappelijke team ambitie.

Hieronder de opzet van dit succesvolle programma met aantoonbare resultaten.

Het programma: effectiever samenwerken aan de nieuwe team ambitie

Onderdeel 1: Effectief samenwerken aan de team ambitie – waar aandacht aan besteden?

Tijdens het ochtendprogramma kregen de teamleden een goed beeld van hoe samenwerken aan gemeenschappelijke doelen bijdraagt aan een nog beter resultaat. Ook ontdekten ze hoe succesvolle professionals samen bijdragen aan gemeenschappelijke doelen vanuit de eigen discipline en expertise: welke 5 zaken vragen aandacht en wat kan jouw rol zijn om hier positief invloed op uit te oefenen?

Er was duidelijkheid nodig wat betreft de gemeenschappelijke resultaten die behaald dienden te worden met elkaar. Daarnaast was vertrouwen nodig, om elkaars meningen te kunnen beluisteren en daarover het gesprek (‘conflict’) aan te durven gaan hoe daaraan bij te dragen. Pas als er ook naar jouw mening wordt geluisterd en besluitvorming duidelijk en transparant wordt gecommuniceerd (jouw mening daarin meegewogen) voel je je betrokken en ben je in staat jezelf en anderen aan te spreken op taken en verantwoordelijkheden. Dan hoef je geen sabotagegedrag te vertonen in termen van:

• over elkaar praten i.p.v. met elkaar, te lief zijn voor elkaar;
• geen fouten durven maken;
• ja zeggen en nee doen;
• alleen goed voor jezelf of eigen team zorgen.

Het resultaat van deze eerste trainingsochtend

Iedereen reflecteerde individueel en vanuit zijn of haar teamlidmaatschap. Men werd zich ervan bewust wat hij/zij al succesvol bijdraagt aan de gemeenschappelijke ambities waarmaken én dat ook hij/zij gemeenschappelijke resultaten onbewust nog tegenwerkt door:

• (nog) geen (voldoende) commitment te voelen;
• resultaat niet in gedragstermen met elkaar te bespreken;
• zelf niet optimaal te vertrouwen te zijn/ te geven;
• te veel vanuit het eigen belang/ eiland te functioneren;
• anderen te weinig te betrekken;
• mensen negatief aan te spreken of juist helemaal niet).

De middag werd besteed door met nadruk de organisatiewaarden verder te vertalen naar specifieke gedragsdoelen voor de teamleden.

Onderdeel 2: individuele feedforward analyse™, persoonlijke rapportage en coachgesprek

De afsluiting van de eerste trainingsdag was de introductie van de feedforward analyse™. De teamleden ontvingen na de training een digitale link naar feedforward analyse™. Dit om de teamintenties verder door te vertalen naar individueel gedrag.

Individuele feedforward analyse™ en coachgesprek:

• Wat vraagt effectiever samenwerken specifiek van jou in gedrag?
  Tijdens dit programmaonderdeel kreeg ieder teamlid een goed beeld van welk gedrag en welke kwaliteiten het hoogst correleren met succesvol samenwerken met anderen en hoe zij zich daartoe verhouden, volgens zichzelf en volgens hun omgeving (360 graden). Op teamniveau kan namelijk de intentie met elkaar uitgesproken zijn om bepaalde zaken net even anders te doen tijdens de eerste trainingsdag, daarmee is het echter nog niet gebeurd. Intenties dienen persoonlijk gemaakt te worden, wil er ook daadwerkelijk juiste actie op genomen kunnen worden.

Het resultaat van de feedforward analyse™

• Met de feedforward analyse™ werd allereerst het individuele leerdoel(en) in ‘effectiever samenwerken’ concreet gemaakt.
• Daarnaast gaf het handvatten hoe hieraan te werken: welke kwaliteiten en gedrag vormen voor jou specifiek de hefboom ter vergroting van je effectiviteit?
• Zowel de eigen perceptie als de perceptie van de omgeving werd meegenomen. Duidelijk werd in hoeverre het zelfbeeld van het teamlid overeenkwam met het beeld van de omgeving.
• Ook is gekozen om een eindmeting te doen (na 12 maanden), om de concrete stappen in ontwikkeling zichtbaar te maken.

Onderdeel 3: Effectiever samenwerken aan team ambitie – hoe de kwaliteiten nog beter benutten in de takenverdeling?

Tijdens deze tweede dag training werden met elkaar ieders kwaliteiten en ontwikkelpunten gedeeld. Ook inventariseerden we welke stappen de individuele teamleden al hebben weten te maken in de afgelopen periode wanneer het ging om effectiever samenwerken en het effect daarvan op het functioneren binnen het team en de team ambitie.

Daarnaast bespraken we het teamprofiel, dat was samengesteld o.b.v. alle individuele feedforward analyses: wat zegt dit teamprofiel over welke kwaliteiten we al goed laten zien in de samenwerking binnen ons team en wat mogelijk nog effectiever kan? Welke impact heeft dit op onze positionering? Willen we dat anderen op die wijze naar ons kijken of zoeken we naar wegen om die perceptie in nuance bij te sturen? Wat hebben we dan te doen?

Het groepsprofiel was opgemaakt o.b.v. de individuele profielen waarnaar we vervolgens weer inzoomden en de middag besteedden aan de verdere takenverdeling binnen het team. Wie kan nog beter benut worden op kwaliteiten door een effectievere takenverdeling?

Het resultaat van het programma: Effectiever samenwerken aan de nieuwe team ambitie

• De awareness rond de gemeenschappelijke TEAM AMBITIE (en hoe ieder individueel teamlid hieraan bijdraagt) werd duidelijk. Het gemeenschappelijk resultaat voor alle betrokkenen werd helder. En wat dit betekent voor het gedrag van de individuele teamleden.
• Het COMMITMENT werd uitgesproken om optimaal aan de gemeenschappelijke visie bij te willen dragen en om met elkaar te leren dit steeds beter te doen. Door o.a. beelden en perspectieven uit te wisselen wat we hierin al goed doen en wat daarin beter kan. Maar ook door het in kaart brengen van de diverse aanwezige kwaliteiten en met elkaar te delen welk potentieel aan kwaliteiten nog beter benut kon worden.
• Iedereen heeft inzicht in wat een succesvolle realisatie van de gemeenschappelijke team ambitie vraagt van dit team en van een ieder aan specifiek gedrag / ACTIES. Hierdoor kunnen de teamleden elkaar hierop positief gaan aanspreken.
• De feedforward analyse™ heeft de individuele- en teamkwaliteiten concreet en inzichtelijk gemaakt. De her-meting liet enorme PROGRESSIE zien binnen het team.

Graag ondersteunen wij ook jou en je collega’s bij het realiseren van jullie ambities, positionering, doelen, etc. Dit doen we binnen vele organisaties, waaronder: gemeente Maastricht, RTL Nederland, ABN Amro bank, Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO), Wageningen Universiteit & Research, Hands On Information Management, Merem Medische Revalidatie, Staatsbosbeheer, Scholengroep Het Plein, Nederlandse Gasunie en Liandon.

We denken graag met je mee, ontwerpen interventies en helpen je het gewenste resultaat te realiseren. Neem voor meer informatie of het maken van een afspraak contact op met Marco Schreurs of Muriel Schrikkema (035-6037979).