Gratis gids voor leidinggevenden en HR-professionals die gesprekken over functioneren, ontwikkeling en beoordeling concreter willen voeren.
Een functioneringsgesprek voeren lijkt eenvoudig, tot het gesprek spannend wordt. De medewerker knikt, jij rondt zorgvuldig af, en een paar weken later begin je hetzelfde gesprek opnieuw. Dat patroon zie je even goed terug in ontwikkelgesprekken en beoordelingsgesprekken.
Op zulke momenten wordt zichtbaar hoe lastig het is om scherp en menselijk tegelijk te blijven. De medewerker vraagt om bewijs. Jij merkt dat je meer gaat uitleggen dan je wilde. Of het gesprek verloopt vriendelijk, terwijl het gedrag dat moet veranderen onbesproken blijft.
Daarom maakten we deze gratis praktijkgids. In 55 pagina’s lees je hoe je die momenten beter herkent en wat je dan kunt doen. De gids bevat herkenbare situaties, een korte zelfscan en voorbeeldzinnen die je direct kunt gebruiken. Gebaseerd op meer dan 800 geanonimiseerde intakeformulieren uit maatwerktrainingen met leidinggevenden en HR-professionals.
Functioneringsgesprek voeren zonder dat het vrijblijvend blijft
Je hebt het gesprek voorbereid en weet wat je wilt zeggen. Toch loopt het anders dan je had gehoopt.
De medewerker is het niet eens met je observatie.
Je raakt verzeild in een discussie over losse voorbeelden.
Je verzacht je boodschap om de sfeer goed te houden.
Iemand wordt boos, stil of emotioneel.
Een beoordeling gaat vooral over score, salaris of rechtvaardigheid.
Een afspraak klinkt goed, maar blijkt later te vaag.
Dat zijn precies de momenten waarop ontwikkelgesprekken, functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken hun kracht verliezen. Het gesprek is vaak zorgvuldig bedoeld, alleen ontbreekt er op het spannende punt richting. Juist dan helpt het om scherper te zien wat er gebeurt en wat je kunt doen om het functioneringsgesprek voeren concreter en effectiever te maken.
Deze praktijkgids helpt je om daar scherper in te worden.
Wat je in de praktijkgids vindt
De gids werkt tien herkenbare uitdagingen uit die leidinggevenden vaak tegenkomen in gesprekken over functioneren, gedrag en ontwikkeling.
Bij elke uitdaging lees je:
- wat er in het gesprek gebeurt
- waarom het gesprek op dat punt vastloopt
- wat het kost als je het laat liggen
- welke feedforward-stappen helpen
- voorbeeldzinnen die je direct kunt gebruiken
- hoe je afrondt met een afspraak die zichtbaar wordt in het werk
Je krijgt ook een korte zelfscan. Daarmee zie je snel welke uitdaging voor jou nu het meest relevant is. Zo hoef je de gids niet van voor naar achter te lezen, maar kun je meteen naar de situatie die past bij het functioneringsgesprek voeren dat binnenkort op je agenda staat.
De 10 uitdagingen in de gids
Per uitdaging beschrijft de gids wat er speelt, waarom het gesprek op dat punt vastloopt en hoe de feedforward aanpak helpt om het anders te doen. Met voorbeeldzinnen die je direct kunt gebruiken.
1. Afronden bij weerstand
Hoe rond je af met duidelijke afspraken als de medewerker in de verdediging schiet of jouw punt blijft betwisten?
2. Aanspreken zonder eigen waarneming
Hoe bespreek je gedrag of samenwerking als je afhankelijk bent van signalen van anderen?
3. Duidelijk blijven zonder omwegen
Hoe voorkom je dat je boodschap verdwijnt in verzachten, nuanceren en te voorzichtig formuleren?
4. Omgaan met emotie, boosheid of stilvallen
Hoe blijf je rustig en duidelijk als iemand emotioneel reageert of het gesprek dichtklapt?
5. Gedrag concreet maken
Hoe vertaal je woorden als professioneel, proactief of eigenaarschap naar gedrag dat je kunt zien en bespreken?
6. Tijdig aanspreken en kort bijsturen
Hoe voorkom je dat je te lang wacht en het gesprek later veel zwaarder wordt?
7. Als jij harder werkt aan ontwikkeling dan de medewerker zelf
Hoe voorkom je dat jij blijft trekken, oplossen en opvolgen terwijl de medewerker afwacht?
8. Ambitie begrenzen zonder te ontmoedigen
Hoe neem je iemands ambitie serieus en blijf je eerlijk over wat nu nog niet haalbaar is?
9. Beoordelen als score en salaris het gesprek bepalen
Hoe houd je ontwikkeling bespreekbaar als het gesprek vooral gaat over een cijfer, label of beloning?
10. Opvolgen zonder te controleren
Hoe volg je afspraken consequent op zonder dat jij de politieagent wordt?
De feedforward-aanpak in deze gids
De gids werkt vanuit feedforward communicatie. Dat betekent dat je niet blijft hangen in wat er misging, maar het gesprek terugbrengt naar wat vanaf nu nodig is.
In elke uitdaging komen vier stappen terug:
- Begin met het gezamenlijke kader
Wat vraagt de rol, het team, het project of de samenwerking? - Benoem wat al werkt
Wat doet iemand al goed en welke kwaliteit helpt daarbij? - Bespreek wat beter moet
Welk gedrag moet duidelijker, sterker of consistenter worden? - Maak duidelijke afspraken
Wat gaat de medewerker concreet doen en wanneer kom je erop terug?
Die stappen maken een lastig gesprek niet vanzelf makkelijk. Ze helpen wel om duidelijk, respectvol en concreet te blijven wanneer het spannend wordt.
Voor wie is deze praktijkgids bedoeld?
Deze gids is geschreven voor leidinggevenden, HR-professionals, teamleiders en L&D-professionals die ontwikkelgesprekken, functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken concreter willen voeren.
De gids is vooral relevant als je merkt dat gesprekken vaak prettig verlopen en in de praktijk toch te weinig veranderen. Ook helpt hij als je leidinggevenden ondersteunt die een functioneringsgesprek voeren en daarbij worstelen met weerstand, emotie, beoordeling, eigenaarschap, vage afspraken of het aanspreken op gedrag.
“Voor je het weet eindig je met een vaag compromis, of met de bekende uitvlucht: “Laten we er later nog eens op terugkomen.”
Muriel Schrikkema
Van gids naar maatwerktraining
De situaties in deze gids komen uit de maatwerktrainingen die Muriel Schrikkema verzorgt voor leidinggevenden, HR-professionals en teams. In die trainingen oefenen deelnemers met hun eigen praktijk: gesprekken over functioneren, ontwikkeling, beoordeling, samenwerking en gedrag.
Organisaties die verder willen werken aan betere ontwikkelgesprekken kunnen onder meer kiezen voor maatwerktrainingen rond:
Moderne gesprekscyclus – voor medewerkers en leidinggevenden
Voor organisaties die hun formele gesprekscyclus willen vernieuwen en meer nadruk willen leggen op ontwikkeling, eigenaarschap en continue dialoog.
Van functioneringsgesprek naar feedforward-gesprek
Voor leidinggevenden die gesprekken over functioneren constructiever, concreter en toekomstgerichter willen voeren.
Kwalitatief goede ontwikkelgesprekken voeren
Voor leidinggevenden en HR-professionals die ontwikkelgesprekken beter willen voorbereiden, voeren en opvolgen.
Motiverende gespreksvoering
Voor organisaties die medewerkers meer willen betrekken bij hun eigen ontwikkeling, zonder te duwen, trekken of overtuigen.
De gids geeft alvast een praktische inkijk in de thema’s die in deze trainingen vaak terugkomen. Wil je met meerdere leidinggevenden oefenen met eigen casuïstiek, dan is een maatwerktraining meestal de meest effectieve vervolgstap.
Gebaseerd op 800+ intakeformulieren over ontwikkelgesprekken, functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken
Deze gids is gebaseerd op meer dan 800 geanonimiseerde intakeformulieren uit 92 maatwerktrainingen van Muriel Schrikkema.
Leidinggevenden en HR-professionals beschreven daarin waar hun ontwikkelgesprekken, functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken stroef worden. Wat opvalt: de sector maakt minder verschil dan je zou denken. In zorg, onderwijs, overheid, zakelijke dienstverlening en commerciële organisaties keren dezelfde vragen terug.
- Hoe blijf ik duidelijk als iemand weerstand biedt?
- Hoe spreek ik iemand aan als ik het gedrag zelf niet heb gezien?
- Hoe maak ik afspraken die later echt zichtbaar zijn?
- Hoe voorkom ik dat een beoordeling alleen over salaris gaat?
Die terugkerende praktijkvragen vormen de basis van deze gids.
Meer weten?
Wil je onderzoeken hoe jullie leiders moeilijke gesprekken lichter, eerlijker en constructiever kunnen maken? Ik denk graag mee en kijk met jullie naar wat er nú mogelijk is.