Succesvolle projecten door betere besluitvorming

Hoe communicatie, macht en ethisch handelen bijdragen aan succes

Elke week krijgen we aanvragen voor trainingen op maat, speciaal voor projectmanagers, relatiemanagers, adviseurs en anderen. Deze professionals willen leren omgaan met politieke spelletjes en de beïnvloeding van besluitvorming binnen hun projecten en organisaties. Hoe zorg je ervoor dat macht en politiek handelen niet alleen negatief worden gezien, maar juist als krachten die je project kunnen versterken? Een goed begrip van deze dynamieken verbetert de besluitvorming en verhoogt de efficiëntie van projecten.

De organisatiecultuur speelt een grote rol in hoe politiek gedrag zich uit. Een cultuur die openheid en transparantie stimuleert, kan politieke spelletjes minimaliseren en ombuigen naar iets constructiefs. Het is belangrijk om in trainingen en beleid aandacht te besteden aan het creëren van een omgeving waarin politiek handelen openlijk besproken en beheerd kan worden.

In dit artikel duiken we in hoe je macht en politiek positief kunt inzetten binnen je project. Lees verder en ontdek enkele praktische strategieën en voorbeelden die je kunnen helpen dit te bereiken.

Uitdagingen in de praktijk

Projectleiders en teamleden lopen vaak tegen specifieke uitdagingen aan als het gaat om betere besluitvorming binnen projecten:

• Spanningen tussen afdelingen
  Afdelingen met verschillende belangen of onduidelijke verantwoordelijkheden kunnen conflicten veroorzaken. Deze spanningen belemmeren vaak de samenwerking en voortgang van projecten.
• Weerstand tegen verandering
  Veranderingen zoals fusies of reorganisaties roepen vaak weerstand op. Het managen van deze weerstand is cruciaal voor het succes van het project.
• Politieke intriges
  Projectleiders hebben regelmatig te maken met misinformatie en manipulatie. Effectief omgaan met deze politieke spelletjes is essentieel om de integriteit van het project te bewaren.
• Onvoldoende communicatie
  Gebrekkige of onvolledige communicatie kan onduidelijkheid en wantrouwen veroorzaken. Helder, frequent en transparant communiceren is essentieel om misverstanden te voorkomen.
• Beperkte middelen en prioriteitenstrijd
  Het concurreren om beperkte middelen kan politieke conflicten veroorzaken. Het balanceren van prioriteiten en middelen vraagt om tactvolle besluitvorming en compromissen.

Communicatie als sleutel tot succes

Een van de belangrijkste strategieën om deze uitdagingen aan te pakken, is duidelijke en open communicatie. Goede communicatie is essentieel om misverstanden en politieke conflicten te verminderen. Door open kanalen te onderhouden en iedereen regelmatig te informeren over de voortgang en besluiten, kun je veel problemen voorkomen.

Een praktijkvoorbeeld

Stel je voor dat een projectteam werkt aan de migratie van een groot softwareplatform naar een nieuwe infrastructuur. Het project verloopt voorspoedig, maar een onverwachte complicatie met de datamigratie dreigt een vertraging van enkele weken te veroorzaken. In plaats van de problemen stil te houden, besluit de projectmanager een spoedoverleg te organiseren met alle betrokken partijen, waaronder IT, marketing en klantenservice.

Tijdens deze vergadering legt de projectmanager duidelijk de aard van de complicatie uit, de mogelijke impact op de planning en de oplossingsstrategieën die het team overweegt. Niet iedereen reageert direct positief; sommigen zijn bezorgd over de gevolgen en hebben twijfels over de voorgestelde oplossingen. Door open te blijven en iedereen de ruimte te geven om hun zorgen en suggesties te uiten, wordt er een constructieve discussie gevoerd.

Door deze transparantie en het actief betrekken van de teamleden, voelen zij zich serieus genomen en betrokken bij de besluitvorming. Dit leidt niet direct tot volledige eensgezindheid, maar wel tot een gevoel van eigenaarschap en bereidheid om samen te werken aan een oplossing. In plaats van frustratie en wantrouwen ontstaat er geleidelijk een sfeer van vertrouwen en teamwork. Stakeholders voelen zich gerespecteerd en gehoord, wat het vertrouwen in de projectmanager en het project vergroot. Dit vermindert politieke manoeuvres en zorgt ervoor dat iedereen zich richt op het gezamenlijke doel: een succesvolle migratie. Regelmatige updates en een cultuur van openheid helpen misverstanden te voorkomen en versterken de samenwerking, wat uiteindelijk bijdraagt aan het succes van het project.

Die andere sleutel tot betere besluitvorming binnen projecten: macht

Naast goede communicatie is macht een belangrijke factor voor succesvolle projecten. Overleg en afstemming zijn nodig om tot de beste inhoud te komen, maar kunnen veel tijd kosten, vooral bij uiteenlopende belangen en inzichten. Hoewel consensus ideaal is, moet er soms iemand zijn die de knoop doorhakt. Dit is waar macht in het spel komt, een term die vaak impopulair is, maar essentieel voor projecten.

Wanneer macht constructief wordt gebruikt, zorgt het voor tijdige en effectieve besluiten die daadwerkelijk worden uitgevoerd. Dit noemen we besluitkracht. Met communicatie creëren we draagvlak, en met macht zorgen we voor beslissingen. In de juiste balans werken deze twee samen voor succesvolle projecten.

Stel je voor dat een projectteam vastzit omdat twee afdelingen het niet eens kunnen worden over een belangrijke beslissing. De projectmanager, met het mandaat om de knoop door te hakken, luistert naar beide kanten en neemt vervolgens een weloverwogen besluit. Door dit besluit duidelijk te communiceren en uit te leggen waarom het genomen is, zorgt de manager voor voortgang en behoudt hij het vertrouwen van het team.

Door macht en communicatie samen te gebruiken, kunnen we effectief politiek handelen. Dit betekent het beste besluit nemen voor het project, waarbij politiek zowel mooi als lelijk kan zijn. Wij richten ons daarom op effectief politiek handelen: alles voor het goede besluit.

Ethisch handelen binnen de politieke arena van projecten

En ‘alles voor het goede besluit’ vraag ook om ethisch handelen. Navigeren door macht, politiek en besluitvorming vraagt om een balans tussen persoonlijke en projectgerelateerde waarden. Ethische besluitvorming betekent keuzes maken die niet alleen op korte termijn voordelig zijn, maar ook op lange termijn goed zijn voor het team, het project en de organisatie.

Bij ethisch handelen draait het om integriteit en rechtvaardigheid. Beslissingen moeten worden genomen met een helder begrip van deze waarden. Dit versterkt de betrouwbaarheid van het project en bouwt een cultuur van vertrouwen en respect binnen het team. Door altijd ethisch te handelen, zaken uit te spreken en niet te ‘roddelen’ bij het koffiezetapparaat, minimaliseren teams conflicten en werken ze samen aan doelen die iedereen ten goede komen.

En als je dat goed weet te combineren…dan zijn dit de voordelen

Als je communicatie, macht en ethisch handelen goed weet te combineren, levert dat aanzienlijke voordelen op voor je projecten. Hier zijn enkele belangrijke voordelen van effectief politiek handelen:

1. Betere besluitvorming binnen projecten
   Door inzicht in de drijfveren van besluitvormers kunnen leiders sneller en effectiever handelen.
   • Praktijkvoorbeeld: Stel, een projectleider merkt dat de voorgestelde budgetverhoging weerstand oproept bij de financiële afdeling. De projectleider begrijpt hun zorgen over de kosten en stelt voor om een deel van het budget flexibel in te zetten voor onverwachte uitgaven. Dit plan wordt niet direct geaccepteerd. Er volgt een intensieve periode van gesprekken waarin de projectleider geduldig de voordelen uitlegt en alternatieve kostenbesparingsmaatregelen bespreekt. Uiteindelijk krijgt de projectleider goedkeuring voor het noodzakelijke budget, wat resulteert in een tijdige projectoplevering en tevreden stakeholders.
2. Grotere betrokkenheid
   Door politieke vaardigheden kunnen leiders steun verzamelen en weerstand verminderen, wat leidt tot meer betrokkenheid en acceptatie van projectdoelen.
   • Praktijkvoorbeeld: Bij de implementatie van een nieuw IT-systeem loopt de projectmanager tegen veel weerstand aan van het eindgebruikerteam. De projectmanager organiseert meerdere workshops waarin teamleden hun zorgen kunnen uiten en suggesties kunnen doen. Aanvankelijk zijn de reacties gemengd en is er veel scepticisme. De projectmanager blijft echter consistent open communiceren, geeft regelmatig updates en past enkele bruikbare suggesties van teamleden toe. Langzaam maar zeker groeit de steun en betrokkenheid, waardoor het project uiteindelijk succesvol wordt geïmplementeerd met breed gedragen steun.
3. Sterkere netwerken
   Het opbouwen van relaties binnen en buiten de organisatie is essentieel voor langdurig succes.
   • Praktijkvoorbeeld: Een senior projectmanager heeft gedurende zijn carrière sterke relaties opgebouwd met diverse leveranciers en externe partners. Wanneer er plotseling extra middelen nodig zijn voor een dringend project, belt de projectmanager direct met deze contacten. Hoewel niet alle leveranciers meteen enthousiast zijn, slaagt de projectmanager erin om via onderhandelingen en het benadrukken van wederzijdse voordelen snel de benodigde middelen te mobiliseren. Deze snelle actie houdt het project op schema en versterkt de reputatie van het bedrijf als een betrouwbare en flexibele partner.

Deze voorbeelden laten zien hoe een doordachte aanpak van politiek handelen in projectmanagement niet alleen problemen oplost, maar ook duurzame voordelen oplevert voor het project en de organisatie. Door effectief om te gaan met communicatie, macht en ethisch handelen, creëer je een solide basis voor succes.

Is jouw projectteam klaar voor een upgrade?

Hoe is het gesteld met de politieke vaardigheden binnen jouw project of organisatie? Investeren in gespecialiseerde maatwerktrainingen kan zowel individuele medewerkers als het hele team naar een hoger niveau tillen. Het ontwikkelen van deze vaardigheden kan de manier waarop besluiten worden genomen en uitgevoerd radicaal veranderen, waardoor jouw project sterker en veerkrachtiger wordt.

Het ontwikkelen van specifieke politieke vaardigheden zoals onderhandelingstechnieken, conflictresolutie en invloedsopbouw zonder formele macht, kan projectleiders helpen effectiever te zijn. Deze vaardigheden zijn cruciaal voor het ethisch navigeren door politieke landschappen en het succesvol leiden van projecten.

Benieuwd naar onze maatwerktrainingen gericht op het verbeteren van politieke spelvaardigheden en besluitvorming binnen projecten? Neem contact op met Marco Schreurs (T. 035-6037979) voor meer informatie. We kijken ernaar uit om jouw team te helpen groeien!