Hoe verbeter je de samenwerking in je team? 5 ideeën

Hoe verbeter je de samenwerking in je team? Het is een vraag die we vaak krijgen in het kader van teamsessies en trainingen. Wanneer je echt beter wilt samenwerken in je team aan gemeenschappelijke resultaten, kan je een aantal dingen doen. In dit artikel geven we ideeën hoe je als manager de samenwerking in je team kunt verbeteren.

Wil je de samenwerking binnen jouw team of organisatie verbeteren? Neem dan contact op met Muriel Schrikkema (schrikkema@dir.nl of 035 603 7979) voor meer informatie of het maken van een afspraak.

“Sinds de Teamdag heb ik het idee dat het team ook echt veel meer een team is. Dat er ook meer het idee is dat we collega’s zijn die samen naar een doel toewerken. Ik heb het idee dat als je ergens tegenaan loopt dat je nu meestal wel iemand kan vinden die even met je mee wil denken. En verder vind ik het een veilige omgeving om feedback te geven en te ontvangen. Ik heb het idee dat ik bij mijn leidinggevende terecht kan, als ik ergens tegenaan loop.”
Medewerker Universiteit Utrecht in aanloop naar haar B&O gesprek met leidinggevende

1. Bouw vertrouwen op

Vertrouwen is de basis voor een goede samenwerking. Zorg ervoor dat iedereen elkaar begrijpt en respecteert. Geef iedereen de kans om zijn/haar vaardigheden en kennis te laten zien en moedig teamleden aan om elkaar te ondersteunen.

Inzicht in de eigen motivatoren vormt de basis om met vertrouwen je commitment uit te spreken ergens succesvol aan bij te willen en kunnen dragen. Dat geeft vertrouwen in jezelf en stimuleert de ander om jou te vertrouwen. Het veelgehoorde statement dat je eerst aan jezelf leiding moet kunnen geven voordat je kunt leidinggeven aan een ander, gaat ook hier op. Eerst moet je jezelf vertrouwen en pas dan kun je een ander vertrouwen. Wanneer jij niet kunt rekenen op jezelf en je eigen kwaliteiten, hoe kan een ander daar dan op rekenen?

‘Muriel leerde mij dat vertrouwen niet ontstaat op groepsniveau of organisatieniveau, maar op individueel niveau. Je kunt eraan bouwen. Vertrouwen moet groeien. Dan pas gebeurt er wat. Op een gegeven moment zie je het ook gebeuren. Dat is het mooie eraan.’
Odile van Elderen – Beleidsadviseur P&O, Scholengroep Het Plein

Het probleem van te weinig vertrouwen kan worden veroorzaakt doordat wij mensen alleen diegenen vertrouwen die hebben bewezen te vertrouwen te zijn. Tegelijkertijd geldt dat niemand kan bewijzen dat hij te vertrouwen is wanneer hij daar de ruimte en autonomie niet voor krijgt… Er zijn vaak twee mogelijkheden:

• Je kiest ervoor je medewerkers te vertrouwen en geeft hun de ruimte en autonomie die ze nodig hebben – én riskeert daarmee ook dat het weleens misgaat. Uiteraard moet je dan zaken concreet bespreekbaar maken en verwachtingen helder stellen.
• Je blijft dicht op ieder detail rond het ‘wat’ en ‘hoe’ en stelt zeker dat ze leveren. Tegelijkertijd beperk je hen in de ruimte en autonomie die ze krijgen, mogelijk met een lager gevoeld vertrouwen en getoond commitment als gevolg.

De oplossing ligt in de combinatie van beide: bied een duidelijk kader en een duidelijke richting met bijbehorende verwachtingen én moedig je mensen aan hun werk te doen en hun kwaliteiten daartoe in te zetten naar eigen idee en beste kunnen. Vervolgens reflecteer je regelmatig samen met hen op wat zij nodig hebben om zich veilig te voelen, om succesvol bij te (blijven) dragen en wat op volgens hen minder effectief werkt.  Dit geeft je medewerkers enerzijds de structuur die ze nodig hebben om niet doelloos te falen en anderzijds de nodige autonomie om een gevoel van intrinsieke motivatie en succesvolle eigen bijdrage te stimuleren, waarbij hun kwaliteiten benut worden.

Het is daarom belangrijk om teamleden aan te moedigen elkaar te ondersteunen en te helpen bij het bereiken van gemeenschappelijke doelen. Hierdoor ontstaat een cultuur van vertrouwen waarin iedereen weet dat hij/zij kan rekenen op de steun van anderen en waarin teamleden zich veilig voelen om uitdagingen aan te gaan en risico’s te nemen. Door vertrouwen te creëren, bouw je een sterk team dat beter in staat is om effectief samen te werken.

2. Stel duidelijke doelen

Samen steeds beter worden in het realiseren van jullie gemeenschappelijke doelen is best lastig. In de praktijk komen we allerlei redenen tegen waarom dit (nog) niet optimaal lukt. Daardoor worden niet alleen de doelen niet altijd succesvol behaald, maar wordt er evenmin echt effectief met elkaar samengewerkt en halen mensen niet het beste uit zichzelf en hun collega’s.

Als manager is het belangrijk om duidelijke en haalbare doelen te stellen voor het team. Om dit te bereiken, zorg er als manager ervoor dat de doelen aansluiten bij de missie en visie van de organisatie. Daarnaast is het belangrijk om deze doelen te bespreken met het team. Zodat iedereen weet wat de prioriteiten zijn, hoe iedereen zich daar positief aan verbindt en wat er van iedereen concreet wordt verwacht. De doelen moeten zo meetbaar als mogelijk zijn, zodat het team kan zien wanneer ze vooruitgang boeken en wat er nog moet worden gedaan. Houd het aantal doelen beperkt, zodat het team niet overweldigd raakt en de focus kan behouden op de belangrijkste doelen.

Door verwachtingen helder te stellen, wordt de kans op misverstanden kleiner en kan iedereen zijn/haar positieve bijdrage leveren aan de gemeenschappelijke teamdoelen.

3. Creëer een open aanspreekcultuur

Uit ons wetenschappelijk onderzoek naar High Performance Organisaties (HPO’s), weten we dat een open aanspreekcultuur zeer belangrijk is. In een HPO noemen we dit een open- en actiegerichte dialoog. De dialoog dient open te zijn en 2-richting (het andere perspectief mag er ook zijn) en de dialoog is actiegericht  (met oog op het realiseren van de gemeenschappelijke doelen).

Een open aanspreekcultuur is essentieel voor een goede samenwerking. Als manager kun je verschillende dingen doen om een open aanspreekcultuur te stimuleren en zo bij te dragen aan een betere samenwerking in je team. Het is belangrijk om als manager zelf het goede voorbeeld te geven. Daarnaast kun je ervoor zorgen dat iedereen zich vrij voelt om ideeën te delen, vragen te stellen en feedforward te geven door een veilige en respectvolle motiverende werkomgeving te creëren. Dit kan bijvoorbeeld door regelmatig één-op-één gesprekken te voeren en regelmatig teamvergaderingen te organiseren waarin iedereen zijn/haar mening kan geven. Ook kun je als manager actief luisteren naar de input van het team en deze serieus nemen. In de praktijk merken we dat echt luisteren naar elkaar nog best moeilijk is. Wees je hier bewust van. Door open communicatie te stimuleren, creëer je een cultuur waarin iedereen zich betrokken en gehoord voelt en waarin ideeën en feedback kunnen leiden tot betere resultaten en meer tevredenheid onder teamleden.

In plaats van op de zeepkist gaan staan en als manager vertellen wat je mensen moeten gaan doen (en hoe) gaat het om een echte dialoog met elkaar:

‘Het gaat om een echte dialoog, niet om eenrichtingscommunicatie vanaf de zeepkist. En wanneer je je plannen en ideeën nooit hebt veranderd naar aanleiding van een dialoog met je medewerkers… dan heb je nooit een echte dialoog gevoerd.’

4. Alles inclusief

Verschillende persoonlijkheden, culturen en achtergronden kunnen leiden tot verschillen in de manier waarop teamleden communiceren en samenwerken. Het is belangrijk om rekening te houden met deze verschillen en open te staan voor verschillende perspectieven en ideeën. Een team bestaat uit individuele collega’s die van elkaar verschillen. De gemeenschappelijke doelen (punt 2) is datgene wat hen bindt en wat bepaalt waarom zij met elkaar samenwerken.

Als manager kun je bijdragen aan een betere samenwerking door rekening te houden met de verschillende persoonlijkheden, culturen en achtergronden van de teamleden. Dit betekent dat je open moet staan voor verschillende perspectieven en ideeën en dat je respectvol moet communiceren met alle teamleden, ongeacht hun achtergrond of persoonlijkheid. Door de diversiteit binnen het team te omarmen, kun je een cultuur creëren waarin iedereen zich gehoord en gewaardeerd voelt (inclusie). Ook hierbij is echt luisteren naar elkaar van belang. Je creëert daarmee een veilige omgeving waarin problemen en verschillen openlijk besproken kunnen worden. Ga samen met je medewerkers op zoek naar de (positieve) waarde van de andere mening. Mensen die slecht luisteren, zijn vaak vooral op zoek naar fouten in redeneringen; ze willen vooral winnen. Wellicht zijn dit eigenschappen van een goede debater, maar niet om de samenwerking in je team te stimuleren.

Het is ook belangrijk om te erkennen dat verschillende persoonlijkheden en communicatiestijlen kunnen leiden tot misverstanden en conflicten, en dat het belangrijk is om hier rekening mee te houden bij het communiceren met verschillende teamleden. Door open te staan voor verschillende perspectieven en ideeën en respectvol te communiceren, kun je bijdragen aan een betere samenwerking binnen het team.

5. Delegeer taken op basis van kwaliteiten

Als manager kun je bijdragen aan een betere samenwerking door taken zorgvuldig te delegeren op basis van de kwaliteiten van de teamleden. Dit betekent dat je een goed inzicht moet hebben in de ambities, vaardigheden, kennis en capaciteiten van ieder teamlid en deze informatie kunt gebruiken om taken toe te wijzen. Door dit te doen, vergroot je de kans dat de taken efficiënter en effectiever worden uitgevoerd, omdat ze worden uitgevoerd door iemand met de juiste kwaliteiten. Daarnaast draagt dit bij aan een betere samenwerking, omdat teamleden hun sterke punten kunnen inzetten en zich gesteund voelen door de keuzes die zijn gemaakt. Het is belangrijk om in gedachten te houden dat het delegeren van taken op basis van kwaliteiten niet betekent dat teamleden zich niet verder kunnen ontwikkelen in andere gebieden.

In de praktijk zien we dat veel managers nog altijd kijken naar wat medewerkers niet goed doen. Iedere medewerker bezit kwaliteiten die hij/zij dagelijks laat zien. Voor de ontwikkelpunten en verbeterpunten kan je beter kijken naar kwaliteiten die wat minder zichtbaar of frequent worden ingezet, maar wel al gezien worden bij de medewerker. Probeer niet van een 4 een 8 te maken, maar ga op zoek naar de kwaliteiten die wel degelijk gezien worden en die mogelijk nog meer of zichtbaarder ingezet mogen worden. De kwaliteiten die niet of nauwelijks worden gezien, vergeten we. We benutten wat er al wel is!

Ook de samenwerking in je team verbeteren?

Binnen veel profit, non-profit en overheidsorganisaties (o.a. RTL Nederland, Gasunie, RVO, Schadefonds Geweldsmisdrijven, Ministerie van Economische Zaken, Staatsbosbeheer, ABN Amro Bank, etc.) verzorgen wij trainingen en workshops rond dit thema. Wil je de samenwerking in je team of organisatie verbeteren? Neem dan op voor meer informatie of het maken van een afspraak met Muriel Schrikkema (schrikkema@dir.nl of 035 603 7979).