Hoe creëer je een motiverende werkomgeving? 8 sleutelfactoren

Een motiverende werkomgeving is cruciaal voor teams en organisaties die streven naar het verbeteren van de prestaties en groei en ontwikkeling van medewerkers. Maar hoe creëer je een motiverende werkomgeving? Een omgeving die medewerkers stimuleert om professionele te groeien én de tevredenheid en productiviteit verhoogt. In dit artikel lichten we acht sleutelfactoren toe die essentieel zijn voor het creëren van zo’n stimulerende omgeving, o.a. met inzichten uit ons onderzoek bij het HPO Center naar de kenmerken van High Performance Organisaties (HPO’s) en Teams.

Wat is een motiverende werkomgeving?

Een motiverende werkomgeving is een omgeving die zo is ingericht en wordt beheerd dat het de medewerkers stimuleert om hun beste werk te leveren, zich persoonlijk en professioneel te ontwikkelen, en betrokken en tevreden te blijven. Deze omgeving omvat fysieke, psychologische en organisatorische elementen, in lijn met ons wetenschappelijk onderzoek naar de onderscheidende kenmerken van High Performance Organisaties (HPO’s) en Teams.

Hoe creëer je een motiverende werkomgeving? Hier de 8 sleutelfactoren

Om een motiverende werkomgeving te creëren, identificeren we de volgende acht sleutelfactoren die essentieel zijn:

1. Positieve organisatiecultuur
   Een cultuur die open communicatie, wederzijds respect en waardering voor iedere medewerker bevordert. Het is essentieel dat ieders kwaliteiten bekend zijn en ingezet worden om bij te dragen aan het gemeenschappelijk doel. Dit versterkt het gevoel van gemeenschap en verbondenheid.
2. Duidelijke doelen en verwachtingen
   Het is belangrijk dat medewerkers begrijpen wat er van hen verwacht wordt en wat de doelstellingen van de organisatie zijn. Dit geeft hen een duidelijk richtpunt om naartoe te werken. In ons boek ‘Feedforward in Leiderschap‘ beschrijven we het belang van gemeenschappelijke doelen en inzicht in de kwaliteiten die nodig zijn om deze doelen met elkaar te realiseren. De enige reden om ‘samen te leren steeds beter te worden’ is dat je een gemeenschappelijk doel wilt bereiken.
3. Mogelijkheden voor groei en ontwikkeling
   Medewerkers moeten kansen krijgen om nieuwe vaardigheden te leren, zich te ontwikkelen binnen hun vakgebied en carrière te maken. Dit kan door middel van trainingen, workshops, of doorgroeimogelijkheden. Binnen een motiverende werkomgeving wordt een ‘growth mindset’ aangemoedigd. Ze geloven dat mensen hun talenten en vermogens kunnen ontwikkelen door inzet, opleiding en doorzettingsvermogen. Hun focus ligt niet op slim overkomen, of op het oppoetsen van hun imago. Zij zijn juist leergierig, durven kansen te benutten en leren van de resultaten. Ze werken graag met mensen die hen uitdagen om te groeien, ze durven eerlijk te kijken naar hun tekortkomingen en ze zoeken naar manieren om die te verbeteren.
4. Erkenning en belonen
   Het erkennen en belonen van de inspanningen en prestaties van medewerkers verhoogt de motivatie en het engagement. Dit kan variëren van mondelinge waardering in kwalitatief goede ontwikkelgesprekken, tot bonussystemen en promotiekansen.
   Een belangrijk uitgangspunt hierbij is vooral ook persoonlijke ontwikkeling te erkennen en te belonen. Door open te staan voor fouten maken, en het te zien als nog niet optimaal, waardeer je niet op talent of het resultaat, maar op de leercurve. Beloon dus de moeite die iemand toont om te leren en te verbeteren. Spreek je waardering uit als iemand constant buiten zijn of haar comfortzone werkt. Bijvoorbeeld: niet belonen op wat iemand al weet vanuit zijn of haar MBA-opleiding, maar op wat diegene wil leren omdat hij het nog niet weet of kan. Dat maakt dat medewerkers zich niet dom maar juist slim voelen, omdat ze constant aan het leren zijn te verbeteren.
5. Autonomie en verantwoordelijkheid
   Het geven van autonomie aan medewerkers om hun eigen werk te beheren en beslissingen te nemen, binnen duidelijk gedefinieerde kaders, kan leiden tot verhoogde tevredenheid en motivatie. Vanuit het HPO-onderzoek zien we dat volledige autonomie van medewerkers teams en organisaties niet beter laat presteren. Leidinggevende hebben de verantwoordelijkheid om de kaders aan te geven en te bewaken. In de praktijk komen we regelmatig teamleiders en leidinggevenden tegen die in hun organisaties en teams meer eigenaarschap willen stimuleren en verantwoordelijkheid lager willen beleggen. Vaak geven ze aan dat dit niet goed lukt. Het is wellicht te verklaren wanneer we luisteren naar de reflecties van leidinggevenden op hóe zij eigenaarschap stimuleren en de verantwoordelijkheid lager leggen. Dan horen we opmerkingen als: ‘Ik kom regelmatig even binnen om feedback te geven of een idee in te brengen. Ik houd graag de vinger aan de pols om zaken op koers te houden.’ Doordat de leidinggevende met dit gedrag vrij dicht op het dagelijkse werk blijft, ervaart het team onvoldoende autonomie. De constante betrokkenheid van de leidinggevende maakt het lastig om het nodige eigenaarschap en dus ook commitment te tonen.
6. Coachend leiderschap
   Leiders die ondersteunend zijn, luisteren naar de behoeften van hun team, en constructieve feedback geven (feedforward), creëren een motiverende werkomgeving waarin medewerkers zich gewaardeerd voelen en gemotiveerd zijn om bij te dragen aan het succes van de organisatie. Coachend leiderschap wil niet alleen zeggen dat je ‘lief’ bent voor je medewerkers. Ook goed presterende medewerkers hebben waardering nodig én uitdaging en verbetersuggesties. Een paar jaar geleden deden we met Direction een grootschalig onderzoek onder werknemers uit profit, non-profit- en overheidsorganisaties. Het blijkt dat gemiddeld 14,9 procent van het personeel bestaat uit niet-presteerders. In heel Nederland betekent dit dat meer dan 1,3 miljoen werknemers ondermaats presteren. In het onderzoek is gevraagd naar de oorzaak van ondermaats presteren. Een kwart van alle respondenten vindt dat de niet-presteerder zelf het eigen ondermaats presteren niet inziet of niet bereid is de prestaties te verbeteren. Daarnaast ontbreekt het de betrokkene volgens leidinggevenden vaak aan kennis en vaardigheden. Medewerkers zien als belangrijke oorzaak dat de niet-presteerder onvoldoende wordt gehoord en van feedback voorzien. Er is daarom veel te winnen op het gebied van coachend leiderschap. Het is belangrijk dat organisaties hun verantwoordelijkheid nemen bij het efficiënt omgaan met niet-presteerders. Soms is dit door middel van harde maatregelen, maar meestal is de juiste oplossing het betrekken van mensen, in dialoog gaan met elkaar en duidelijk grenzen aangeven.
7. Werk-privébalans
   Het bevorderen van een gezonde balans tussen werk en privéleven helpt om stress te verminderen en de algehele tevredenheid en welzijn van medewerkers te verhogen. En als leidinggevende geef jij het voorbeeld. Wanneer je zelf geen rust neemt en voor een goede werk-privébalans zorgt, voelt je team zich ook niet vrij om dat te doen. Een veilige aanspreekcultuur is ook hierbij belangrijk. Want er zullen altijd mensen zijn die de grenzen opzoeken. Die ‘profiteren’ van de vrijheid om bijvoorbeeld regelmatig thuis te werken. Maar in een motiverende werkomgeving, waarin je elkaar op een positieve en effectieve manier aanspreekt, kan je dat makkelijker met elkaar bespreken. Hoe zorgen we samen dat de werk-privébalans voor iedereen bewaakt blijft? En hoe spreken we elkaar er op aan, wanneer we uitschieten naar links of rechts?
8. Veilige werkomgeving
   Een fysieke werkomgeving die veilig, schoon en esthetisch aangenaam is, draagt bij aan het welzijn en de productiviteit van medewerkers. Niet voor niets is een belangrijk HPO-kenmerk ‘De organisatie vormt een veilige werkomgeving voor medewerkers.’. En veilig gaat hierbij om fysieke veiligheid en psychologische veiligheid. Het creëren van een veilige werkomgeving hangt af van meerdere cruciale aspecten. Belangrijk is dat elk teamlid duidelijk weet wat er van hem of haar verwacht wordt, en dit binnen de context van hun specifieke rol en macht binnen het team en de organisatie. Een fundament van onderling vertrouwen is essentieel, zodat medewerkers zich gesteund voelen om samen te werken, zelfs wanneer er fouten worden gemaakt. Openheid in communicatie is ook van groot belang; het moet mogelijk zijn voor iedereen om vrijuit meningen te delen, zelfs als deze afwijken van de meerderheid of van de mening van collega’s in hogere posities. Daarnaast is actieve betrokkenheid nodig, waarbij iedereen de kans krijgt zijn of haar inzichten te delen, die vervolgens serieus worden genomen in de besluitvorming. Tenslotte is het essentieel dat er een cultuur van wederzijdse waardering heerst, waarbij iedereen zich gewaardeerd voelt en aangemoedigd wordt om een waardevolle bijdrage te leveren aan het team.

Hoe creëer je een motiverende werkomgeving? Een motiverende werkomgeving gaat dus verder dan alleen het fysieke kantoor of de werkplek; het is een holistische benadering die gericht is op het vervullen van de fundamentele menselijke behoeften van medewerkers om zingeving, verbondenheid, waardering, en ontwikkeling te ervaren. Dit vereist een voortdurende inspanning van alle lagen binnen de organisatie, van het hoogste leiderschapsniveau tot individuele teamleden.

Ga aan de slag

De inzichten in dit artikel vormen handvatten om een motiverende werkomgeving te creëren. Nu is het aan jou om de volgende stap te zetten. Reflecteer op de huidige situatie binnen jouw team of organisatie en overweeg welke verbeteringen mogelijk zijn. Neem contact op met Muriel Schrikkema (T. 035-6037979) om net als veel andere profit, non-profit en overheidsorganisaties samen ons aan de slag te gaan binnen jouw team of organisatie.