Gesprekscyclus uitdaging 11: Medewerker herkent gedrag niet in jouw terugkoppeling
“Ik herken me hier eerlijk gezegd niet in. Volgens mij pak ik dit juist zorgvuldig op. Waar baseer je dit op?”
In de praktische feedforward-gids voor jouw gesprekscyclus werken we de 10 grootste uitdagingen uit die leidinggevenden tegenkomen in gesprekken over functioneren, ontwikkelen en beoordelen. In de trainingen van Muriel Schrikkema komt daarnaast nóg een hardnekkige situatie vaak terug: de medewerker die weinig zelfreflectie toont, zichzelf hoger inschat dan wat zichtbaar is in het werk of geen ontwikkelpunt herkent terwijl jij dat wel ziet.
Daarom voegen we deze situatie hier als bonusuitdaging toe.
Je hebt het gesprek voorbereid. Je hebt voorbeelden, eigen observaties en misschien ook signalen uit het team. Toch ontstaat er geen opening. Dit is een lastige situatie in een functioneringsgesprek, ontwikkelgesprek of beoordelingsgesprek. Als een medewerker zichzelf niet herkent in wat jij teruggeeft, wordt het gesprek snel een discussie over voorbeelden of hangt er een groot vraagteken tussen jullie in waar niks mee wordt gedaan. Jij probeert duidelijk te maken wat je ziet. De ander reageert nauwelijks of probeert duidelijk te maken waarom dat beeld volgens hem of haar niet klopt.
Wat er speelt
Wanneer jouw terugkoppeling niet wordt herkend door de ander, raakt dat snel aan meer dan gedrag alleen. De medewerker ziet zichzelf misschien als betrokken, zorgvuldig, professioneel of collegiaal. Jouw observatie past daar niet bij. Dan ontstaat vaak de behoefte om uit te leggen waarom het volgens de medewerker anders ligt. “Dat kwam doordat…” “Anderen doen dat ook.” “Zo bedoelde ik het niet.” Soms klopt dat ook. De context kan relevant zijn.
Bij anderen gebeurt juist het tegenovergestelde. Ze reageren nauwelijks, omdat ze zich niet herkennen in wat je zegt. Dan ontstaat er geen discussie, maar ook geen beweging. Jij weet nog steeds niet of de ander ziet welk effect het gedrag heeft. In beide gevallen schuift het gesprek makkelijk weg van waar het om zou moeten gaan: welk gedrag is zichtbaar in het werk, welk effect heeft dat op collega’s, klanten of resultaten en wat moet de medewerker de komende periode concreet anders doen?
Ook jouw reflex is logisch. Je gaat meer voorbeelden geven. Nog één observatie. Nog één moment. Nog één signaal. Voor je het weet, bespreken jullie vooral of elk voorbeeld volledig klopt. Dan verdwijnt het patroon uit beeld.
Wat het je kost als je dit laat liggen
Als dit patroon blijft bestaan, gebeurt er vaak het volgende:
- De medewerker blijft denken dat het probleem vooral bij jouw interpretatie, de situatie of anderen ligt.
- Jij gaat harder werken om je punt alsnog duidelijk te krijgen.
- Het gesprek draait om bewijs in plaats van ontwikkeling.
- Collega’s merken dat het gedrag niet echt verandert.
- De volgende keer wordt het gesprek zwaarder, omdat hetzelfde punt opnieuw terugkomt.
De feedforward aanpak in 4 stappen
1. Gemeenschappelijk kader
Begin bij de gezamenlijke meetlat. Wat vraagt de rol, het team, het project of de samenwerking? Daarmee maak je het gesprek minder afhankelijk van jouw persoonlijke indruk en meer verbonden met de klus die jullie samen te klaren hebben.
Voorbeeldzinnen:
- “In jouw functie is het belangrijk dat collega’s op tijd weten waar ze aan toe zijn. Dat is het kader waar ik dit gesprek aan koppel.”
- “Voor dit team is het belangrijk dat we elkaar vroeg informeren als iets niet lukt. Daar wil ik met jou naar kijken.”
- “Ik wil dit bespreken vanuit wat het werk en de samenwerking van ons vragen.”
Zo ontstaat een ander vertrekpunt. Het gesprek gaat minder over wie gelijk heeft en meer over wat de rol en de samenwerking nodig hebben.
2. Erken wat goed gaat
Bij weinig zelfreflectie werkt harder drukken op het ontwikkelpunt meestal averechts. Kijk daarom eerst breed en eerlijk. Benoem wat je wél ziet en waardeert, gekoppeld aan het kader.
Voorbeeldzinnen:
- “Ik zie dat je veel vakkennis hebt en dat collega’s inhoudelijk vaak op je leunen.”
- “Ik zie dat je hard werkt en betrokken bent bij het resultaat.”
- “Juist omdat je inhoudelijk sterk bent, wil ik ook kijken naar het effect dat je manier van reageren soms heeft op anderen.”
Daarmee laat je merken dat je de ander niet terugbrengt tot één lastig punt. Je ziet de kwaliteit én je maakt ruimte om te bespreken waar die kwaliteit nog effectiever kan worden ingezet.
3. Onderzoek wat beter kan
Probeer de medewerker niet in één keer naar jouw beeld te trekken. Onderzoek welk deel hij of zij wél kan bekijken. Dat vraagt om vragen die het gesprek openen, zonder dat je het ontwikkelpunt loslaat.
Voorbeeldzinnen:
- “Welk deel van wat ik zeg herken je wel, al is het misschien maar een klein deel?”
- “Wat denk jij dat collega’s merken op het moment dat jij zo reageert?”
- “Stel dat een deel van dit signaal klopt, wat zou dan verstandig zijn om te onderzoeken?”
- “Wat zou jij de komende weken kunnen doen om te laten zien dat collega’s eerder bij je kunnen aanhaken?”
Je vraagt daarmee geen volledige erkenning. Je vraagt om bereidheid om te kijken. Dat is vaak al genoeg om een eerste beweging te krijgen.
4. Maak duidelijke afspraken
Wacht niet tot jullie het beeld helemaal hetzelfde zien. Spreek concreet gedrag af dat zichtbaar wordt in het werk. Reflectie kan groeien doordat iemand iets anders uitprobeert en merkt wat het effect is.
Voorbeeldzinnen:
- “We hoeven het beeld vandaag niet helemaal hetzelfde te zien. Wel wil ik afspreken welk gedrag we de komende weken gaan volgen.”
- “Laten we concreet maken wat collega’s de komende maand van jou gaan merken.”
- “Ik stel voor dat je in de komende drie overleggen eerst vraagt hoe anderen ernaar kijken voordat je jouw conclusie geeft. Daarna kijken we samen wat dat oplevert.”
Een goede afspraak maakt het gesprek kleiner en werkbaarder. Je hoeft het hele zelfbeeld niet te veranderen. Je maakt één zichtbaar gedragspunt concreet.
Als het gesprek blijft hangen
Soms blijft de medewerker alles afwijzen. Benoem dan rustig wat er gebeurt.
“Ik merk dat je je niet herkent in wat ik teruggeef. Dat neem ik serieus. Tegelijk zie ik dit patroon terug in het werk en wil ik het daarom niet laten liggen. Laten we afspreken welk gedrag we de komende weken gaan volgen, zodat we minder over interpretatie praten en meer over wat zichtbaar verandert.”
Dit is geen manier om het gesprek te forceren. Je houdt contact én je blijft duidelijk. Je erkent dat de ander het anders ziet, en je brengt het gesprek terug naar zichtbaar gedrag in het werk.
Zelfreflectie begint vaak klein
Het gesprek is geslaagd als er beweging ontstaat. Soms is dat klein. De medewerker onderzoekt één eigen aandeel. Probeert één ander gedrag uit. Vraagt in een overleg iets eerder hoe anderen ernaar kijken. Of komt na twee weken terug op wat er wél zichtbaar anders ging.
Dat is genoeg om mee verder te gaan. Zelfreflectie ontstaat vaak pas wanneer iemand ander gedrag uitprobeert en samen met jou terugkijkt op wat dat oplevert. Maak het daarom klein: één gedragspunt, één korte periode en daarna opnieuw bespreken wat er is veranderd.
Meer lastige situaties in gesprekken over functioneren, ontwikkelen en beoordelen? Download de Praktische gids voor jouw gesprekscyclus. Daarin vind je de 10 grootste uitdagingen uit de praktijk, met concrete stappen en voorbeeldzinnen.
Meer weten?
Wil je onderzoeken hoe jullie leiders moeilijke gesprekken lichter, eerlijker en constructiever kunnen maken? Ik denk graag mee en kijk met jullie naar wat er nú mogelijk is.